Modèle de lettre pour prévenir le candidat de son embauche ou d'un refus

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Le processus de recrutement

Entre le moment où l'on publie une offre d'emploi et celui où le candidat signe son contrat de travail, il se passe tout un processus de recrutement.

Le recruteur commencera par examiner les différentes lettres de motivation et CV qui lui sont parvenus pour en sélectionner que les meilleures et approfondira le parcours des postulants lors d'un ou plusieurs entretiens d'embauche accompagnés d'éventuels tests de personnalité pour au final embaucher celui qui conviendra le mieux et le mettre éventuellement à l'essai.

Lorsque le choix final sera arrêté, il faudra évidemment prévenir l'heureux élu, mais aussi par courtoisie informer les candidats malheureux que le poste a été pourvu. Mais dans les faits, faute de temps ou par indolence peu d'entreprises répondent à toutes les candidatures reçues.

Savoir informer avec tact qu'une candidature est refusée

Si accepter un candidat est quelque chose de positif et d'agréable à faire, l'informer que sa candidature n'est finalement pas retenue est franchement désagréable, du moins lorsqu'on a un peu d'empathie. Il faut savoir se mettre à la place du candidat, surtout lorsqu'il a été convoqué à un entretien d'embauche et qu'il a touché du doigt le CDI qu’il espérait tant.

De façon plus pragmatique, on peut aussi voir la lettre de refus comme un outil de communication qui permet de véhiculer une bonne image de l'entreprise, surtout de nos jours où les mauvaises expériences sont très facilement partagées sur les réseaux sociaux.

Pour rester bienveillant, il faudra personnaliser son courrier de refus et ne pas se contenter d'une lettre type sans âme. C'est aussi l'occasion de faire progresser le candidat en lui expliquant les raisons du refus comme un manque d'expérience ou un test non concluant, mais attention à ne pas faire état d'un élément discriminatoire comme une référence à son âge ou à sa situation familiale par exemple. Les motifs doivent être objectifs et factuels avant tout, mais aussi laisser la porte ouverte à un recrutement futur le cas échéant.

Comment informer le candidat de la suite donnée à sa candidature ?

Il n'existe aucun formalisme à respecter pour informer une personne que sa candidature a été acceptée ou refusée, il est possible de le faire de vive voix, par email ou par courrier. Mais en le faisant par écrit, il faut rester vigilant sur le contenu du courrier qui pourrait être facilement assimilé à une promesse d'embauche et engager fermement l'employeur sur les termes évoqués ou alors servir de preuve pour démontrer un caractère discriminatoire en cas de refus.

A titre d'exemple, nous vous proposons ci-dessous un modèle de lettre pour confirmer au candidat son embauche et des exemples pour l'informer qu'il n'a pas été retenu qu'il vous sera facile d'adapter.

Ces courriers peuvent aussi vous être utiles :

Courriers d'acceptation ou de refus d'un candidat

Exemple pour une candidature acceptée

Objet : Votre candidature acceptée

Madame,

Faisant suite à notre entretien du [date], nous avons le plaisir de vous confirmer votre embauche à compter du [date] en qualité de [emploi].

Nous sommes ravis de l'intérêt que vous avez démontré pour notre entreprise et nous sommes convaincus que votre parcours et vos compétences conviendront parfaitement au projet de l'entreprise.

Pour finaliser votre recrutement, nous vous remercions de prendre contact avec le service des ressources humaines au [numéro] afin de préparer votre contrat de travail selon les termes que nous avons convenus lors de l'entretien.

Votre serez rémunérée conformément à notre convention collective, soit [montant] euros bruts mensuels pour [nombre] heures mensuelles à laquelle s'ajouteront les primes et les avantages conventionnels.

En vous remerciant par avance, je vous prie d'agréer, Madame, à mes salutations distinguées.

Exemple pour une candidature rejetée (sans entretien d'embauche)

Monsieur,

En réponse à votre candidature au poste de [métier] que nous avons reçu le [date], nous sommes au regret de vous informer que votre candidature n'a pas été retenue.

Croyez-bien que nous avons été sensibles à l'intérêt que vous avez porté à notre projet, mais votre profil davantage axé sur la relation commerciale ne correspond pas à nos besoins actuels.

Nous vous présentons tous nos vœux de réussite dans votre projet et espérons que vous trouviez très prochainement un poste relevant de vos compétences.

Veuillez agréer, Monsieur, à nos salutations distinguées.

Exemple d'une lettre de refus après l'entretien d'embauche

Monsieur,

A la suite de votre candidature au poste de [métier] à pourvoir au sein de notre société, nous vous avons inviter à approfondir votre parcours et à nous faire part de vos motivations lors d'un entretien d'embauche qui s'est déroulé le [date].

Lors de cet entretien, vous avez démontré une grande aisance relationnelle et une forte capacité à argumenter, toutefois votre manque d'expérience dans notre secteur d'activité si spécifique et votre aptitude insuffisante à vous exprimer en anglais, nous ont contraint à ne pas donner une suite positive à votre candidature.

Nous sommes convaincus que vos compétences méritent un poste à la hauteur de vos ambitions et nous vous remercions d'avoir envisagé une collaboration avec notre société.

Avec votre accord, nous vous proposons de conserver votre CV dans notre base de données, afin le cas échéant, de vous recontacter si un poste conforme à votre profil venez à se libérer dans l'entreprise ou chez l'un de nos partenaires de confiance.

Veuillez agréer, Monsieur, à nos salutations distinguées.

Nous vous recommandons aussi ces exemples gratuits :

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  2. Convocation à l'entretien de licenciement économique
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A propos de l'auteur
Gael THIRION Auteur de l'article

Passionné d'Internet et après une expérience dans les ressources humaines, Gaël THIRION a créé en 2006 le site Lettres-Gratuites.com. Il propose en collaboration avec des écrivains publics et différents professionnels des modèles de lettres, des CV, des discours types et des documents prêts à l'emploi, mais aussi des conseils de rédaction et des informations pratiques.

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