1 - Structure et mise en forme de la lettre
L'en-tête de la lettre
N'oubliez pas la date, ni les éventuelles références nécessaires.
Le corps de la lettre
On commence toujours par un appel de lettre du type «Madame», «Monsieur le Directeur» ou «Madame, Monsieur,» qui sera décalé par rapport au bord de la feuille. Attention : cette formule sera reprise dans la phrase de politesse en fin de lettre.
Note: écrire « Madame UNTEL, » est incorrect, c'est un usage d'origine anglo-saxon et germanique. En cas de pluralité de destinataires, les puristes les indiqueront un seul par ligne (mais en pratique ce n'est jamais le cas).
Le début de chaque paragraphe sera aligné sur l'appel de lettre. Votre lettre devra être agréable à lire, il faut bien aérer les paragraphes et ne pas faire un mono-bloc.
Il est d'usage de saluer votre correspondant quel que soit votre degré d'affinité.
La signature sera alignée avec l'adresse du destinataire et le rappel des pièces jointes avec la vôtre.
2 - Le contenu de la lettre
Ecrire dans un bon français
Faites un effort et évitez autant que possible les fautes de grammaire et d'orthographe. Si vous n'êtes pas à l'aise, utilisez un correcteur d'orthographe et faites vous relire par un proche. Vous pouvez aussi faire corriger gratuitement votre courrier par un écrivain professionnel.
Toute rature ou utilisation d'un effaceur (ou correcteur) est à proscrire, recommencez votre lettre depuis le début.
En fin de ligne, ne coupez pas les mots en deux (dans la mesure du possible) et ne finissez pas par un article contracté comme «l'».
N'employez jamais d'abréviation de type SMS, c'est un manque total de respect.
Les erreurs classiques
Attention à l'accord du participe avec l'auxiliaire avoir, les expressions idiomatiques et les fautes répandues comme «croivent», «malgré que», «croyent», «voye».
Préférez le pronom personnel «nous» au pronom indéfini «on» et ne commencez pas votre lettre par «Je», exception faite de «J'ai l'honneur».
«Suite à» bien qu'admis dans un usage administratif, il constitue une erreur, contrairement à «Faisant suite» par exemple.
Nos conseils
Gardez des doubles de vos courriers (photocopie, numérisation) et n'expédiez jamais des justificatifs originaux !
Songez aussi à la lettre recommandée, pour quelques euros seulement, c'est le meilleur moyen d'avoir une trace probante de vos correspondances les plus importantes.
Restez toujours courtois et cordial, expliquez les faits de la façon plus objective possible, et ce, quel que soit le litige éventuel avec votre interlocuteur, sinon cela vous desservirait à coup sûr.
La sobriété est toujours de mise : pas de papier, d'enveloppe ou de timbre fantaisiste, vous risquez d'y perdre toute crédibilité.