Bien évidemment, la mise en forme d'une lettre qu'il s'agisse d'un courrier de réclamation, d'une lettre de résiliation ou d'une démission par exemple variera selon le contexte et son destinataire, mais nous allons aborder ici les principes de base qui peuvent s'appliquer à toutes les correspondances de types administratives.
Une lettre type aura le plus souvent une présentation au format A4 sur un papier de qualité, vierge de toute ligne et marge. Il ne doit être ni trop fin, ni trop épais.
Lettre manuscrite ou pas ? La lettre manuscrite est aujourd'hui très largement abandonnée au profit d'une version dactylographiée. Cette dernière est tout à fait adaptée à l'usage administratif, n'hésitez pas à y recourir, surtout si vous avez une écriture particulièrement déplaisante à lire. Seuls quelques cas particuliers exigent une écriture à la main sous peine de nullité, principalement en matière de succession afin de démontrer l'authenticité au courrier.
N'oubliez pas la date, ni les éventuelles références nécessaires.
On commence toujours par un appel de lettre du type «Madame», «Monsieur le Directeur» ou «Madame, Monsieur,» qui sera décalé par rapport au bord de la feuille. Attention : cette formule sera reprise dans la phrase de politesse en fin de lettre.
Note: écrire « Madame UNTEL, » est incorrect, c'est un usage d'origine anglo-saxon et germanique. En cas de pluralité de destinataires, les puristes les indiqueront un seul par ligne (mais en pratique ce n'est jamais le cas).
Le début de chaque paragraphe sera aligné sur l'appel de lettre. Votre lettre devra être agréable à lire, il faut bien aérer les paragraphes et ne pas faire un mono-bloc.
Il est d'usage de saluer votre correspondant quel que soit votre degré d'affinité.
La signature sera alignée avec l'adresse du destinataire et le rappel des pièces jointes avec la vôtre.
Faites un effort et évitez autant que possible les fautes de grammaire et d'orthographe. Si vous n'êtes pas à l'aise, utilisez un correcteur d'orthographe et faites vous relire par un proche. Vous pouvez aussi faire corriger gratuitement votre courrier par un écrivain professionnel.
Toute rature ou utilisation d'un effaceur (ou correcteur) est à proscrire, recommencez votre lettre depuis le début.
En fin de ligne, ne coupez pas les mots en deux (dans la mesure du possible) et ne finissez pas par un article contracté comme «l'».
N'employez jamais d'abréviation de type SMS, c'est un manque total de respect.
Attention à l'accord du participe avec l'auxiliaire avoir, les expressions idiomatiques et les fautes répandues comme «croivent», «malgré que», «croyent», «voye».
Préférez le pronom personnel «nous» au pronom indéfini «on» et ne commencez pas votre lettre par «Je», exception faite de «J'ai l'honneur».
«Suite à» bien qu'admis dans un usage administratif, il constitue une erreur, contrairement à «Faisant suite» par exemple.
Gardez des doubles de vos courriers (photocopie, numérisation) et n'expédiez jamais des justificatifs originaux !
Songez aussi à la lettre recommandée, pour quelques euros seulement, c'est le meilleur moyen d'avoir une trace probante de vos correspondances les plus importantes.
Restez toujours courtois et cordial, expliquez les faits de la façon plus objective possible, et ce, quel que soit le litige éventuel avec votre interlocuteur, sinon cela vous desservirait à coup sûr.
La sobriété est toujours de mise : pas de papier, d'enveloppe ou de timbre fantaisiste, vous risquez d'y perdre toute crédibilité.
