Modèle de lettre de réponse à une demande d'observations écrites de l'employeur

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La demande d'explication écrite

L'employeur qui constate un manquement de l'un des salariés à ses obligations professionnelles est en droit d'obtenir des explications de sa part et de prendre les mesures nécessaires pour y remédier, du moment qu'il respecte certaines conditions.

Ainsi, un salarié de l'entreprise qui reçoit une demande d'explication écrite de son employeur au sujet de faits qui se sont produits dans le cadre de l'exécution de son contrat de travail et dont la réponse sera conservée dans son dossier personnel est assimilée à une sanction disciplinaire (l'article L1331-1 du Code du travail).

Par conséquent, et selon le principe de non-cumul des sanctions, l'employeur ne pourra donc porter ces mêmes faits devant le Conseil des prud'hommes ou entamer une procédure de licenciement pour faute par exemple. Dans la majorité des cas, les faits reprochés sont des retards ou des absences, des problèmes de comportement ou un travail mal effectué.

La sanction disciplinaire

S'agissant d'une sanction disciplinaire, elle doit être prévue par le règlement intérieur de l'entreprise (pour les entreprises de plus de 20 salariés). Elle doit être proportionnelle à la faute commise et ne pas être liée à un motif discriminatoire ou relevant d'une liberté fondamentale du salarié.

Lorsque la sanction disciplinaire est considérée comme lourde, elle doit faire l'objet d'un entretien préalable dans les 2 mois qui suivent sa prise de connaissances par l'employeur. Lorsqu'elle est simple, elle peut être directement notifiée au salarié par voie électronique ou courrier recommandé (Article L1332-1 et suivants du Code du travail).

Note : la simple demande d'explication verbale n'est pas considérée comme une sanction disciplinaire.

Comment répondre à une demande d'explication écrite de l'employeur ?

Nous vous suggérons ici deux modèles de lettre pour répondre à une demande d'explication écrite. Le premier pour contester les faits reprochés et l'autre pour les reconnaitre et les justifier que vous pourrez facilement adapter.

Dans votre courrier de réponse (que vous expédierez en recommandé avec A/R), il est important de rester factuel et d'étayer si possible vos arguments par tous les moyens nécessaires (témoignages, justificatifs, etc). En cas de doute, rapprochez-vous de vos représentants du personnel ou de l'inspection du travail.

Courriers similaires : Exemple pour contester un avertissement, S'excuser après une mise à pied disciplinaire, Refuser sa mise à pied disciplinaire ou conservatoire.

Ces courriers peuvent aussi vous être utiles :

Exemple de courrier pour contester, justifier les faits reprochés par son patron

Objet : Demande d'explication écrite - LRAR

1er Cas : Contester les faits

Monsieur,

Par lettre recommandée du [date] vous m'avez demandé de bien vouloir m'expliquer au sujet d'une altercation avec Monsieur [Nom] et moi-même qui aurait eu lieu le [date] en présence de Madame [Chef], chef de service (ou reprendre les termes exacts utilisés par l'employeur).

Par la présente, je vous informe que je conteste vivement le récit qui vous a été reporté. En effet s'il y a bien eu une vive discussion entre Monsieur [Nom] et moi-même, à aucun moment la situation n'a dégénéré et aucun contact physique n'a eu lieu comme peut en témoigner Monsieur [Témoin] présent ce jour-là. Par ailleurs Madame [Nom] n'était pas présente dans la pièce, mais se trouvait dans celle d'à côté et n'est intervenue qu'après la fin de cette vive discussion.

Je vous rappelle également que cet incident intervient dans un contexte d'élection des représentants du personnel où je me présente face à Monsieur [Nom].

Je souhaite également vous rencontrer afin d'éclaircir définitivement la situation.

Dans cette attente, je vous prie d'agréer, Monsieur, l'assurance de ma sincère considération.

2e Cas : Justifier et s'excuser des faits reprochés

Monsieur,

Par lettre recommandée du [date] vous m'avez demandé de bien vouloir m'expliquer au sujet de plusieurs retards ces dernières semaines.

Ces retards dont je ne conteste pas la réalité n'étaient pas dus à un dilettantisme de ma part, mais à plusieurs problèmes d'organisation. En effet comme vous le savez la ligne de bus que j'emprunte chaque jour est en travaux pour plusieurs mois et m'oblige à faire un détour qui m'éloigne de la crèche où je dépose mon enfant avant de venir travailler.

Par ce courrier, je tenais à vous présenter mes excuses pour les dysfonctionnements que mes retards ont causés et vous assurez que j'ai pu prendre les dispositions nécessaires pour que cela ne se reproduise plus.

En vous remerciant de votre compréhension, je vous prie d'agréer, Monsieur, l'assurance de ma sincère considération.

Nous vous recommandons aussi ces exemples gratuits :

  1. Exemple de lettre pour contester une mise à pied disciplinaire
  2. Lettre de réponse à l'inspection du travail
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  4. Lettre de contestation d'un licenciement abusif
  5. Demander des explications écrites à un salarié
  6. Justifier ou s'excuser pour un retard au travail
  7. Exemple de CV Juriste
  8. Exemple de CV Journaliste
A propos de l'auteur
Gael THIRION Auteur de l'article

Passionné d'Internet et après une expérience dans les ressources humaines, Gaël THIRION a créé en 2006 le site Lettres-Gratuites.com. Il propose en collaboration avec des écrivains publics et différents professionnels des modèles de lettres, des CV, des discours types et des documents prêts à l'emploi, mais aussi des conseils de rédaction et des informations pratiques.

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