Modèle de lettre pour obtenir des observations écrites sur les faits reprochés

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La demande d'explication

Le monde du travail, à l'image de celui de la société en général, c'est aussi des moments de tensions, des erreurs commises, des demandes d'explication et des décisions difficiles à prendre.

Quand un employeur estime que son salarié manque à ses obligations professionnelles, il dispose de différents outils selon la gravité des faits allant du simple rappel à l'ordre verbal jusqu'au licenciement pour faute lourde dont les procédures et les conséquences diffèrent selon qu'il s'agisse légalement d'une sanction ou non, ou encore d'une sanction simple ou lourde.

Ainsi, lorsqu'un employeur adresse une demande d'explication écrite à un salarié qu'il estime fautif dans le cadre de l'exécution de son contrat de travail et dont le courrier de réponse sera ensuite consigné dans son dossier personnel, celle-ci est considérée comme une sanction disciplinaire au sens de l'article L1331-1 du Code du travail. A l'inverse la simple demande d'observations ou réprimande verbale n'est pas une sanction disciplinaire.

La procédure d'une sanction disciplinaire

Il est très important de bien choisir le type de sanction. Par exemple, un courrier d'avertissement n'est pas un blâme écrit avec consignation dans le dossier du personnel. Le premier étant une sanction simple sans procédure particulière, le second est une sanction lourde qui nécessite le respect d'une procédure stricte avec un entretien préalable et le respecter de certains délais.

Aussi, dans les entreprises disposant d'un règlement intérieur (> 20 salariés), la sanction doit être prévue dans le règlement intérieur et dans tous les cas, elle doit être proportionnelle aux faits reprochés et non discriminante.

L'employeur qui formule une demande d'explication écrite aux salariés pour en consigner la réponse dans son dossier étant une sanction disciplinaire, cette qualification entraîne donc l'impossibilité pour l'employeur d'invoquer ultérieurement ces faits pour un éventuel licenciement pour faute en vertu du principe de non-cumul des sanctions, au risque d'être requalifié en licenciement abusif sans cause réelle et sérieuse par le Conseil des Prud'hommes.

Comment demander des explications écrites à un salarié ?

Afin d'éviter tout litige, il est donc très important d'être précis dans les termes employés et de toujours rester factuels sur les griefs exposés dans le courrier. La demande d'explication doit se faire de préférence par lettre recommandée avec accusé de réception.

Pour vous aide dans cette démarche, nous mettons à votre disposition un modèle de lettre pour demander à un employé de s'expliquer sur les faits qu'on lui reproche que vous pourrez facilement adapter à de nombreuses situations. Nous vous rappelons qu'il est indispensable de consulter un professionnel du droit social pour être sûr de vos droits, car les conséquences d'une erreur de procédure peuvent être très importantes.

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Exemple de courrier d'un employeur pour demander à un employé de s'expliquer

Pour avoir refusé d'exécuter certaines tâches

Objet : Demande d'explications écrites. LRAR

Monsieur,

En date du [date], vous avez refusé d'exécuter les tâches qui vous ont été demandées par votre chef de service, et plus précisément [expliquer les griefs de manière précise et factuelle].

Or, vous n'êtes pas sans savoir que ces missions vous incombent et relèvent de votre qualification professionnelle comme le précise d'ailleurs la fiche de poste qui vous a été remise lors de la signature de votre contrat de travail et que vous avez acceptée sans réserve.

Nous vous rappelons également qu'une première observation verbale vous a été faite par votre supérieure hiérarchique, Madame [Nom], ce qui n'a pas empêché ces faits de se reproduire à nouveau.

C'est pourquoi, nous vous demandons de bien vouloir vous expliquer par écrit sur les faits mentionnés ci-dessus qui vous sont reprochés, comme le prévoit l'article 10 du règlement intérieur de l'entreprise.

Dans cette attente, nous vous prions d'agréer, Monsieur, à l'assurance de notre sincère considération.

Pour un problème de comportement

Objet : Demande d'explications écrites. LRAR

Madame,

A plusieurs reprises, il nous a été reporté un problème de comportement vous concernant, en particulier : [expliquer les griefs de manière précise et factuelle].

A cette fin, nous souhaitons recueillir vos observations écrites sur cette situation dans les meilleurs délais, car ces agissements, s'ils s'avéraient être vrais, ne sauraient perdurer plus longtemps pour le bon fonctionnement du service.

Dans cette attente, nous vous prions de croire, Madame, à l'assurance de notre sincère considération.

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A propos de l'auteur
Gael THIRION Auteur de l'article

Passionné d'Internet et après une expérience dans les ressources humaines, Gaël THIRION a créé en 2006 le site Lettres-Gratuites.com. Il propose en collaboration avec des écrivains publics et différents professionnels des modèles de lettres, des CV, des discours types et des documents prêts à l'emploi, mais aussi des conseils de rédaction et des informations pratiques.

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