Modèle de lettre pour faire un rapport sur des dysfonctionnements ou anomalies

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Le rapport circonstancié

Un rapport circonstancié des faits est un document administratif qui permet à un salarié du secteur privé ou à un agent de la fonction publique de faire remonter à ses supérieurs hiérarchiques divers dysfonctionnements, des anomalies avérées ou des risques à venir.

Le plus souvent, il permet de signaler des problèmes de comportement d'un collaborateur (harcèlement, acte de violence), des défaillances dans les systèmes de sécurité, un problème sanitaire, la survenue d'un incident ou d'un accident du travail ou encore des dégradations de son matériel professionnel par exemple.

Le rapport circonstancié n'a pas de valeur juridique à proprement parler, mais il permet de formaliser des faits et de laisser "une trace" de la situation et d'identifier les éventuelles personnes impliquées dans le déroulement des faits. Il pourrait servir d'élément probant en cas d'action en justice ou de procédure disciplinaire. Dans certaines organisations, il peut être imposé par le règlement intérieur ou les procédures internes.

Comment rédiger un rapport circonstancié des faits ?

Le rapport qu'il prenne la forme d'un simple courrier ou d'un véritable compte-rendu doit toujours mentionner les faits de manière précise et objective, sans laisser place à l'interprétation ou à l'intuition.

Il faut donc préciser le lieu, la date et l'heure et les personnes impliquées ou témoins des faits. En restant neutre, on indiquera les circonstances et le contexte de la situation, tous les éléments importants qui permettront aux responsables de bien appréhender les faits, sans oublier les éventuels dommages avérés ou les conséquences possibles.

Certaines entreprises possèdent déjà des rapports prêts à l'emploi, mais si ce n'est pas le cas, vous pouvez le faire sur papier libre. Pour vous aider dans cette démarche, nous avons imaginé un modèle de rapport circonstancié qui décrit un problème de comportement d'un salarié et un autre pour dénoncer un problème de sécurité que vous adapterez à la situation. Toutefois, transmettre ce type de document n'est pas sans conséquence et il est préférable dans un premier temps de résoudre les problèmes à l'amiable.

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Ecrire un compte-rendu sur un problème de comportement ou de sécurité

Objet : Rapport circonstancié

Signaler un problème de comportement d'un salarié

Monsieur le Directeur,

En ma qualité de responsable du service [nom], j'ai le devoir de vous rapporter les faits suivants :

Ces dernières semaines, plusieurs collaborateurs m'ont décrit le comportement de Madame [Prénom, Nom, métier] comme inapproprié vis-à-vis des clients de l'entreprise, mais aussi de ses propres collègues. Elle se montre particulièrement agressive et accumule les retards au travail.

J'ai donc pris l'initiative de recevoir Madame [nom] le [date] afin qu'elle puisse s'expliquer sur ces faits. Elle m'est apparue totalement désinvestie de ses missions et plus du tout concernée par le projet de l'entreprise.

C'est pourquoi je vous transmets aujourd'hui le présent rapport afin que vous puissiez réfléchir aux suites à donner.

Je vous prie de recevoir, Monsieur le Directeur, mes salutations distinguées.

Signaler un problème de sécurité ou sanitaire

Madame la Directrice,

Salarié de votre entreprise en qualité de [métier], je tenais à vous signaler d'un potentiel problème de sécurité important sur certaines installations de l'atelier se situant à [Ville].

En effet, lors de ma prise de service de ce matin, j'ai constaté que certains câbles d'alimentation électrique des chaines de production avaient été endommagés durant la nuit. Comme vous le savez, nous travaillons en milieu particulièrement humide et des projections d'eau sont très fréquentes et le sol est en permanence mouillé.

Face au potentiel risque d'électrocution, j'ai fait valoir mon droit de retrait auprès de mon chef d'atelier, Monsieur Nom, qui n'a pas semblé prendre mesure de la gravité de la situation et m'a ordonné de reprendre le travail, ce que j'ai refusé.

C'est pourquoi je vous demande en votre qualité de responsable de l'entreprise de bien vouloir mettre en place toutes les actions nécessaires dans les meilleurs délais afin de sécuriser les lieux.

Restant disponible pour tout renseignement complémentaire, je vous prie de croire, Madame la Directrice, à mes salutations distinguées.

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A propos de l'auteur
Gael THIRION Auteur de l'article

Passionné d'Internet et après une expérience dans les ressources humaines, Gaël THIRION a créé en 2006 le site Lettres-Gratuites.com. Il propose en collaboration avec des écrivains publics et différents professionnels des modèles de lettres, des CV, des discours types et des documents prêts à l'emploi, mais aussi des conseils de rédaction et des informations pratiques.

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