Modèle de lettre pour obtenir un justificatif pour des absences non autorisées

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Les absences injustifiées

Lorsqu'un salarié ne se présente pas à son poste de travail ou quitte l'entreprise pendant ses heures de travail sans l'autorisation de l'employeur ou sans pouvoir se justifier commet un abandon de poste.

En effet, le lien de subordination qui nait de la signature du contrat de travail du salarié implique que ce dernier doit être mesure de se justifier lorsqu'il ne peut pas exécuter les tâches qui lui sont confiées pendant son temps de travail habituel (Article L1222-1 et suivants du Code du travail).

Le Code du travail n'impose pas de délai précis pour avertir son employeur d'une absence imprévisible, mais par usage il est de 48 heures, sauf lorsqu'une convention collective ou un accord de branche en disposent autrement.

L'abandon de poste ou l'absence imprévisible d'un salarié peuvent être liés à des difficultés personnelles, de prendre des congés payés initialement refusés par l'employeur, d'un conflit dans le service ou de la volonté du salarié d'être licencié pour ne pas démissionner par exemple. Dans ce genre de situation, l'absence du salarié constitue une faute qui peut être sanctionnée si elle est prévue dans le règlement intérieur (entreprise de plus de 20 salariés) notamment lorsqu'elle entraîne une désorganisation de l'entreprise.

Une absence imprévue est-elle toujours une faute ?

Une absence qui n'a pas été prévue ou autorisée par l'employeur, n'est pas forcément une faute du salarié du moment qu'elle présente un caractère involontaire. C'est le cas d'un arrêt maladie, d'une grève des transports, d'un accident de trajet ou d'un évènement familial.

L'absence injustifiée ne doit pas non plus être la conséquence d'une négligence de l'employeur comme une modification de planning qui n'a pas respecté un délai de prévenance suffisant ou de l'exercice normal du droit de retrait ou de grève.

Que faire en cas d'absence injustifiée du salarié ?

Dès qu'il en prend connaissance, l'employeur doit essayer de prendre contact par tous les moyens avec son salarié afin de prendre de ses nouvelles. Après un délai de 48 heures, il pourra le mettre en demeure par lettre recommandée avec A/R de s'expliquer et de reprendre immédiatement le travail.

Dès lors que l'absence injustifiée est constatée, le contrat de travail est suspendu et l'employeur n'est pas tenu de payer son salarié jusqu'à sa reprise du travail. Le salarié perd également proportionnellement à son absence le droit aux congés payés et aux primes liées à l'assiduité.

Si au final le salarié n'est pas en mesure de justifier son absence par un motif valable, l'employeur pourra également entamer une procédure de sanction disciplinaire pouvant aller jusqu'au licenciement pour faute au plus tard dans les deux mois (Article L1232-1 du Code du travail).

Si au contraire, le salarié justifie d'un motif valable ou que l'employeur souhaite faire preuve d'indulgence, ils peuvent convenir que l'absence soit finalement autorisée et non payée ou la déduire des RTT ou des congés payés.

Note : L'absence durant une période d'essai aura pour effet de la prolonger d'autant, mais ce ne sera pas le cas pour lors d'un préavis.

Comment mettre en demeure un salarié de justifier son absence ?

Il faudra être très prudent au moment de mettre en demeure le salarié de s'expliquer sur son absence, car si la lettre prend la forme d'un avertissement ou d'un blâme, elle serait considérée comme une sanction disciplinaire légère, ce qui empêcherait toute autre sanction pour ce motif (principe de non double sanction).

Pour cela, inspirez-vous de notre modèle de lettre pour mettre en demeure un salarié de justifier une absence que vous adapterez au contexte de la situation et en respectant au minimum le délai de 48 heures d'usage. En cas de doute, faites-vous accompagner par un professionnel du droit social ou de la gestion des ressources humaines.

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Exemple de courrier de mise en demeure après un abandon de poste d'un employé

Objet : Votre absence. LRAR

Monsieur,

Salarié de l'entreprise en contrat à durée déterminée en qualité de [métier] depuis le [date], vous ne vous êtes plus présenté à votre poste de travail depuis le [date] sans que nous ayons obtenu d'explications.

A de nombreuses reprises, Monsieur [Nom], votre chef de service a essayé de vous joindre par téléphone ou par email, sans succès.

Par la présente, nous vous mettons en demeure de reprendre votre travail sans délai et de contacter votre responsable de secteur au : [numéro de téléphone] dans les plus brefs délais afin de justifier ces absences.

Nous vous rappelons que la convention collective prévoit que toute absence non prévisible doit faire l'objet d'une information auprès d'un responsable de l'entreprise au plus tard dans les 24 heures ou 48 heures pour un arrêt maladie.

A défaut d'une réponse de votre part, nous n'aurons d'autres choix que d'envisager à votre égard une procédure de sanction disciplinaire pouvant aller jusqu'à votre licenciement.

En comptant sur votre diligence, je vous prie d'agréer, Monsieur, à nos respectueuses salutations.

Nous vous recommandons aussi :

Justifier son absence à un contrôle médical

Confirmer par écrit la démission orale d'un salarié

Demander une autorisation pour l'absence d'un élève

Demander un congé de mariage (du salarié ou de son enfant)

Demander un congé pour le décès d'un membre de sa famille

Demander des explications écrites à un salarié

Demander une autorisation d'absence pour être jury d'examen

Demander un congé pour faire une cure thermale

Demander un congé sans solde pour convenance personnelle