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Avant toute sanction d'ordre disciplinaire autre qu'un simple rappel à l'ordre ou une demande d'explication écrite par exemple, l'employeur doit respecter une procédure stricte qui commencera par la convocation du salarié à un entretien préalable (Article L1232-2 du Code du travail).
La convocation qui prendra la forme d'une lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre signature précisera l'objet de l'entretien, la date et l'heure retenue, le lieu exact où l'entretien se déroulera, ainsi que le droit au salarié de se faire assister par une personne appartenant au personnel de l'entreprise, ou à défaut d'institution représentative par un conseiller départemental du salarié.
La date de l'entretien préalable à une sanction ne peut pas avoir lieu moins de 5 jours ouvrables à partir du lendemain de la première présentation du courrier de convocation afin de laisser au salarié le temps de préparer sa défense.
Bien que la procédure soit très encadrée par le Code du travail, il est tout à fait possible d'obtenir le report de la date de l'entretien préalable initialement fixée. Mais attention, les conséquences ne seront pas les mêmes selon que la demande de report est à l'initiative du salarié ou de l'employeur !
L'employeur qui se retrouve dans l'impossibilité d'assurer l'entretien préalable en raison de son absence (ou de celle de la personne censée conduire l'entretien) ou qui s'aperçoit d'une irrégularité dans la convocation peut reconvoquer le salarié à un nouvel entretien en respectant la procédure qui s'applique. Mais dans ce cas, si un licenciement est notifié au-delà d'un mois à compter de la date figurant sur la première convocation (Article L1332-2 du Code du travail), celui-ci serait considéré sans cause réelle et sérieuse par le Conseil des Prud'hommes et donnerait lieu au versement de dommages et intérêts.
Le salarié qui pour un motif sérieux est dans l'impossibilité de se présenter à la date et à l'heure choisies par son employeur peut demander un nouvel entretien. Dans ce cas, et en partant du principe que la première convocation était régulière, l'employeur est libre d'accepter ou de refuser la demande de report de son salarié, sauf disposition contraire dans la convention collective.
Si l'employeur accepte la demande, la jurisprudence lui permet de recourir à une procédure simplifiée qui consiste à informer le salarié par tout moyen de la nouvelle date sans tenir compte d'un nouveau délai de 5 jours, du moment que le salarié a la possibilité de se faire assister pour ce nouvel entretien. Lorsque le report est à l'initiative du salarié, le délai d'un mois pour notifier la sanction débutera à compter du second entretien et non du premier fixé.
En matière de procédure disciplinaire, il est indispensable de toujours communiquer par écrit afin de pouvoir ensuite justifier de ses démarches que l'on soit salarié ou employeur.
C'est pourquoi, nous avons donc créé un modèle de lettre pour demander un report de la date de l'entretien à l'initiative du salarié et un autre exemple pour un employeur. En cas de doute sur vos droits, consultez vos représentants du personnel ou un juriste en droit social.
Courriers similaires : Réponse à une demande d'explication écrite, Obtenir une dispense du préavis de licenciement, Contester un avertissement, Dénoncer une mise à pied, Contester un licenciement pour faute (simple ou grave).
Objet : Demande de report de l'entretien préalable
Monsieur le Directeur,
Par lettre recommandée en date du [date], vous m'avez convoqué le [date] à l'entretien préalable à une sanction disciplinaire que vous envisagez à mon égard.
Malheureusement, je vous informe que je suis dans l'impossibilité de me rendre à cette convocation en raison d'un rendez-vous médical que je ne peux pas annuler [ou tout autre motif].
Par conséquent, je sollicite votre bienveillance afin de reporter la date de cet entretien au [date] ou à une autre date à votre convenance.
Dans l'attente de votre confirmation, je vous prie d'agréer, Monsieur le Directeur, à mes salutations distinguées.
Objet : Report de l'entretien préalable à une sanction disciplinaire
Monsieur,
Par lettre recommandée du [date], nous vous avons convoqué à un entretien préalable à une sanction disciplinaire qui devait se tenir lieu le [date] à [heure] au siège de l'entreprise.
Malheureusement, Madame [Nom] qui devait conduire cet entretien en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines ne pourra pas être présente à la date initialement convenue.
C'est pourquoi, nous vous informons que vous êtes convoqué à un nouvel entretien le [date] à [heure] au siège de l'entreprise au cours duquel vous pourrez vous faire assister par une personne de votre choix appartenant au personnel de l'entreprise.
Nous vous prions d'agréer, Madame, à nos salutations distinguées.
