Modèles de lettre pour obtenir le report de l'entretien préalable à une sanction

Relecture le 02 juillet 2025 par Gaël THIRION © Lettres-Gratuites.com

Avant toute sanction d'ordre disciplinaire autre qu'un simple rappel à l'ordre ou une demande d'explication écrite par exemple, l'employeur doit respecter une procédure stricte qui commencera par la convocation du salarié à un entretien préalable (Article L1232-2 du Code du travail). La convocation qui prendra la forme d'une lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre signature précisera l'objet de l'entretien, la date et l'heure retenues, le lieu exact où l'entretien se déroulera, ainsi que le droit au salarié de se faire assister par une personne appartenant au personnel de l'entreprise, ou à défaut d'institution représentative par un conseiller départemental du salarié. La date de l'entretien préalable à une sanction ne peut pas avoir lieu moins de 5 jours ouvrables à partir du lendemain de la première présentation du courrier de convocation afin de laisser au salarié le temps de préparer sa défense.

Bien que la procédure soit très encadrée par le Code du travail, il est tout à fait possible d'obtenir le report de la date de l'entretien préalable initialement fixée. Mais attention, les conséquences ne seront pas les mêmes selon que la demande de report est à l'initiative du salarié ou de l'employeur comme vous le verrez un peu plus bas ! Dans cet article, nous vous proposons des conseils d'experts et des modèles de lettre pour demander le report de la convocation à l'entretien préalable à un licenciement que cette démarche soit demandée par le salarié ou son employeur. Nos exemples sont téléchargeables gratuitement au format Word et PDF afin d'être facilement adaptés à la situation de chacun.

Exemples de lettre pour repousser la date de l'entretien au format Word ou PDF

1 - Demande de report de l'entretien préalable à un licenciement par le salarié

Le salarié qui pour un motif sérieux est dans l'impossibilité de se présenter à la date et à l'heure choisies par son employeur peut demander un nouvel entretien. Dans ce cas, et en partant du principe que la première convocation était régulière, l'employeur est libre d'accepter ou de refuser la demande de report de son salarié, sauf disposition contraire dans la convention collective.

Si l'employeur accepte la demande, la jurisprudence lui permet de recourir à une procédure simplifiée qui consiste à informer le salarié par tout moyen de la nouvelle date sans tenir compte d'un nouveau délai de 5 jours, du moment que le salarié a la possibilité de se faire assister pour ce nouvel entretien. Lorsque le report est à l'initiative du salarié, le délai d'un mois pour notifier la sanction débutera à compter du second entretien et non du premier fixé. Voici un exemple pour demander le report de l'entretien préalable à l'initiative du salarié.

Nous vous recommandons aussi notre modèle de lettre pour obtenir une dispense ou une réduction du préavis de licenciement

Nom et Prénom Adresse postale Code Postal - Ville Téléphone - Email

Nom du destinataire Adresse complète Code Postal - Ville Fait à Ville, le 18 juillet 2025

Objet : Demande de report de l'entretien préalable

Monsieur le Directeur,

Par lettre recommandée avec accusé de réception en date du [date de réception de la convocation], vous m'avez convié à un entretien préalable à une sanction disciplinaire prévu le [date initiale de l'entretien], conformément aux dispositions de l'Article L1232-2 du Code du travail.

Malheureusement, je me trouve dans l'impossibilité de me présenter à cette date en raison de [préciser le motif : un rendez-vous médical que je ne peux pas annuler, des obligations personnelles ou professionnelles, etc.].

Je suis conscient(e) de l'importance de cet entretien et je vous demande donc de bien vouloir le reprogrammer à une date ultérieure, idéalement le [proposer une nouvelle date] ou à un moment qui vous conviendrait mieux. Cela me permettrait de préparer au mieux ma défense.

Je reste bien entendu disponible pour en discuter de vive voix.

Dans l'attente de votre confirmation, je vous prie d'agréer, Monsieur le Directeur, à mes salutations distinguées.

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2 - Informer du report de l'entretien préalable à une sanction par l'employeur

L'employeur qui se retrouve dans l'impossibilité d'assurer l'entretien préalable en raison de son absence (ou de celle de la personne censée conduire l'entretien) ou qui s'aperçoit d'une irrégularité dans la convocation peut reconvoquer le salarié à un nouvel entretien en respectant la procédure qui s'applique. Mais dans ce cas, si un licenciement est notifié au-delà d'un mois à compter de la date figurant sur la première convocation (Article L1332-2 du Code du travail), celui-ci serait considéré sans cause réelle et sérieuse par le Conseil des Prud'hommes et donnerait lieu au versement de dommages et intérêts. Voici un exemple pour demander le report de l'entretien préalable à l'initiative de l'employeur.

Nous vous recommandons aussi notre modèle de lettre pour accepter ou refuser une dispense de préavis de licenciement

Nom et Prénom Adresse postale Code Postal - Ville Téléphone - Email

Nom du destinataire Adresse complète Code Postal - Ville Fait à Ville, le 18 juillet 2025

Objet : Report de l'entretien préalable à une sanction disciplinaire

Monsieur,

Par lettre recommandée avec accusé de réception en date du [date de la convocation initiale], nous vous avions convié(e) à un entretien préalable à une sanction disciplinaire prévu le [date initiale de l'entretien] à [heure] au siège de l'entreprise, conformément aux dispositions de l'article L1332-2 du Code du travail.

Cependant, nous vous informons que Madame [Nom de la Directrice des Ressources Humaines], chargée de conduire cet entretien, ne pourra malheureusement pas être présente à la date initialement convenue en raison de [motif précis, par exemple : obligations professionnelles imprévues, indisponibilité pour raisons de santé, etc.].

En conséquence, nous vous proposons de reporter cet entretien au [nouvelle date proposée] à [nouvelle heure], au même lieu. Lors de ce nouvel entretien, vous aurez la possibilité de vous faire assister par une personne de votre choix appartenant au personnel de l'entreprise.

Nous nous excusons pour ce contretemps et restons à votre disposition pour toute question ou ajustement nécessaire concernant cette nouvelle date.

Dans l’attente de votre confirmation, nous vous prions d'agréer, Monsieur, à nos salutations distinguées.

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Comment demander le report de l'entretien de licenciement ?

En matière de procédure disciplinaire, il est indispensable de toujours communiquer par écrit afin de pouvoir ensuite justifier de ses démarches que l'on soit salarié ou employeur. Voici quelques conseils pour bien formaliser votre demande de report de la convocation à l'entretien préalable à une sanction disciplinaire :

Indiquez explicitement votre demande de report en précisant la date initiale de l'entretien et la nouvelle date souhaitée. Expliquez brièvement les raisons qui vous empêchent de vous présenter à la date prévue, qu'il s'agisse de raisons médicales, personnelles ou professionnelles.
Suggérez des dates alternatives pour l'entretien afin de faciliter la reprogrammation. Fournissez des justificatifs si nécessaire pour appuyer votre demande de report et renforcer sa légitimité.
Rédigez votre lettre sous forme formelle en utilisant un ton respectueux et professionnel. Assurez-vous que votre lettre est exempte de fautes d’orthographe et de grammaire.

Le conseil de l'expert : en cas de doute sur vos droits, consultez vos représentants du personnel, l'inspection du travail ou un juriste en droit social.

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