Modèles de lettre pour la gestion des dossiers personnels ou administratifs

Les données personnelles

En France, la protection des données personnelles existe d'un point de vue législatif depuis la Loi 78-17 du 6 janvier 1978. Son objectif est de veiller à ce que l'usage des données privées ne porte atteinte ni à l'identité humaine, ni aux droits de l'homme, ni à la vie privée, ni aux libertés individuelles ou publiques (source).

C'est la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) qui fait autorité dans ce domaine. Depuis, la loi n'a cessé d'évoluer pour tenir compte de l'évolution de la société et des nouvelles technologies avec dernièrement l'entrée en vigueur au niveau européen du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) afin de s'adapter aux nouvelles technologies. C'est aussi une évolution juridique qui prend de l'ampleur et se retrouve ailleurs dans le monde comme en Californie ou au Brésil.

D'autres institutions agréées et des associations nationales de défense des consommateurs existent pour aider les citoyens français et les organisations comme la CADA qui permettent de faire un recours contre un organisme qui ne ferait pas preuve de transparence par exemple.

Qu'est-ce qu'une donnée personnelle ?

À l'ère du numérique, il est de plus en plus important d'être conscient de la manière dont ses données personnelles sont utilisées. Une information est qualifiée de donnée personnelle dès lors qu'elle permet d'identifier directement ou indirectement une personne physique. Il peut s'agir d'un nom de famille, d'une adresse postale, d'un email, d'un matricule, d'une adresse IP ou encore d'un enregistrement vidéo (liste non exhaustive).

Ces informations peuvent être collectées directement en ligne par les organisations ou hors ligne en remplissant une formulaire pour une carte de fidélité ou en constituant un dossier administratif par exemple. Elles sont souvent stockées dans des bases de données informatisées auxquelles les entreprises, les gouvernements et d'autres structures peuvent accéder.

Si la disponibilité de ces informations présente de nombreux avantages, elle comporte également des risques importants comme faire l'objet d'une fuite informatique, d'un vol des données par piratage ou tout simplement d'une utilisation abusive par le responsable du fichier, ce qui entraîne une atteinte à la vie privée et un préjudice potentiellement grave pour les personnes qui en sont victimes.

Grâce aux législateurs, chaque individu a le droit d'obtenir des renseignements sur le traitement de ses données à caractère personnel et d'avoir un accès aux données qui le concernent pour en demander la modification ou la suppression lorsqu'elles ne sont plus nécessaires ou illégalement conservées. Pour veiller au respect de la réglementation, les entreprises et les administrations doivent recenser tous les traitements mis en œuvre dans leur organisation respective et désigner un délégué à la protection des données comme interlocuteur unique (DPO en anglais).

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Exemples de courrier pour demander l'accès ou modifier ses données privées

Demander la copie du jugement d'un divorce

Faire valoir son droit de réponse

Dessaisir son avocat et récupérer son dossier personnel

Demander la levée de son fichage au FICP

Demander la copie d'une contravention ou d'un PV

Demander la copie d'un jugement

Demander son dossier personnel pour changer d'auto-école

S'opposer au démarchage publicitaire (téléphone ou courrier)

Saisir la CADA pour obtenir un document administratif

Demander une attestation des services militaires accomplis

Demander une copie de son dossier médical

Demander son relevé de carrière

Demander à vérifier ou effacer ses données personnelles

Demander un extrait de son casier judiciaire

Des modèles de lettre pour la protection des données à adapter

Il est important de bien réfléchir à la manière dont vous partagez vos données personnelles. Dans la mesure du possible, ne partagez que les informations absolument nécessaires et veillez à garder trace des personnes qui ont accès à vos données.

Ici, nous avons regroupé tous nos modèles de lettre pour demander à accéder à ses informations personnelles et d'une manière générale à tous les types de dossiers qu'ils soient d'ordre médical, administratif, professionnel, judiciaire ou militaire que vous pourrez facilement adapter à votre situation.

Les exemples de courriers que nous mettons à votre disposition sont à titre informatif, il est de votre responsabilité de vous assurer de leur bonne utilisation et de les adapter à votre situation et aux lois en vigueur dans leur pays d'utilisation. Si votre démarche n'aboutissait pas, rapprochez-vous d'un organisme agréé compétent, la loi est souvent de votre côté !