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Modèles de lettre pour la gestion des dossiers personnels ou administratifs

À l'ère du numérique, il est de plus en plus important d'être conscient de la manière dont ses données personnelles sont utilisées. Une information est qualifiée de donnée personnelle dès lors qu'elle permet d'identifier directement ou indirectement une personne physique. Il peut s'agir d'un nom de famille, d'une adresse postale, d'un email, d'un matricule, d'une adresse IP ou encore d'un enregistrement vidéo (liste non exhaustive).

Ces informations peuvent être collectées directement en ligne par les organisations ou hors ligne en remplissant un formulaire pour une carte de fidélité ou en constituant un dossier administratif par exemple. Elles sont souvent stockées dans des bases de données informatisées auxquelles les entreprises, les gouvernements et d'autres structures peuvent accéder.

Si la disponibilité de ces informations présente de nombreux avantages, elle comporte également des risques importants comme faire l'objet d'une fuite informatique, d'un vol des données par piratage ou tout simplement d'une utilisation abusive par le responsable du fichier, ce qui entraîne une atteinte à la vie privée et un préjudice potentiellement grave pour les personnes qui en sont victimes.

Grâce à la CNIL, au RGPD et aux différentes législation, chaque individu a le droit d'obtenir des renseignements sur le traitement de ses données à caractère personnel et d'avoir un accès aux données qui le concernent pour en demander la modification ou la suppression lorsqu'elles ne sont plus nécessaires ou illégalement conservées. Pour veiller au respect de la réglementation, les entreprises et les administrations doivent recenser tous les traitements mis en œuvre dans leur organisation respective et désigner un délégué à la protection des données comme interlocuteur unique (DPO en anglais).

Exemples de courrier pour demander l'accès ou modifier ses données privées

Demander à vérifier ou effacer ses données personnelles

Exercer son droit de réponse dans un média ou la presse écrite

Demander une copie de son dossier médical

Demander son dossier personnel pour changer d'auto-école

Dessaisir son avocat et récupérer son dossier personnel

S'opposer au démarchage publicitaire

Demander son relevé de carrière professionnelle

Demander un état signalétique du service militaire

Demander la levée de son fichage à la Banque de France

Demander la copie d'un jugement

Demander la copie du jugement d'un divorce

Demander la copie d'une contravention ou d'un PV

Demander un extrait de son casier judiciaire

Modèle de procuration à un tiers

Révoquer une procuration donnée

Saisir la commission d’accès aux documents administratifs (CADA)

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Des modèles de lettre pour la protection des données à adapter

Il est important de bien réfléchir à la manière dont vous partagez vos données personnelles. Dans la mesure du possible, ne partagez que les informations absolument nécessaires et veillez à garder trace des personnes qui ont accès à vos données.

Ici, nous avons regroupé tous nos modèles de lettre pour demander à accéder à ses informations personnelles et d'une manière générale à tous les types de dossiers qu'ils soient d'ordre médical, administratif, professionnel, judiciaire ou militaire que vous pourrez facilement adapter à votre situation.

Les exemples de courriers que nous mettons à votre disposition sont à titre informatif, il est de votre responsabilité de vous assurer de leur bonne utilisation et de les adapter à votre situation et aux lois en vigueur dans leur pays d'utilisation. Si votre démarche n'aboutissait pas, rapprochez-vous d'un organisme agréé compétent, la loi est souvent de votre côté !

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Gaël Thirion
À propos de l'auteur
Passionné d'Internet et après une expérience dans les ressources humaines, Gaël THIRION a créé en 2006 le site Lettres-Gratuites.com. Il propose en collaboration avec des écrivains publics professionnels des modèles de lettres, des CV, des discours et des documents types, mais aussi des conseils de rédaction et des informations pratiques.
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