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Les métiers du secrétariat et de la bureautique sont très diversifiés et les missions du secrétaire dépendent des besoins et de la taille de l'entreprise. Mais d'une manière générale, l'assistant administratif est multitâches et doit intervenir sur plusieurs fronts tout en sachant hiérarchiser ses priorités : rédaction de mails et de courriers, accueil physique et téléphonique, préparation des réunions, gestion de l'agenda, organisation des déplacements professionnels, etc.
Sa bonne présentation et son aisance relationnelle et rédactionnelle sont les garants de l'image de la société. En effet, il s'agit souvent du premier contact que les clients et les partenaires ont avec l'entreprise. Le sens de l'organisation, la réactivité et la maitrise de l'anglais et des outils informatiques sont également des qualités indispensables pour exercer comme secrétaire.
Bien que le métier de secrétaire ne nécessite pas de diplôme particulier, certaines formations sont privilégiées par les recruteurs comme le Bac Pro Gestion Administration (GA), le Bac techno STMG, les BTS Assistant(e) de Manager ou GPME, le DEUST Bureautique et communication multimédia ou encore le BUT GACO par exemple.
Métiers similaires : Assistant médico-administratif, Télésecrétaire, Assistant médical auprès des médecins, Sténo-Dactylo, Secrétaire bureautique, Secrétaire de direction, Secrétaire bilingue-trilingue, Secrétaire d'administration, Secrétaire juridique, Secrétaire comptable, Office-manager, Agent administratif polyvalent.
Vous adapterez le modèle de lettre de motivation pour une secrétaire ci-dessous en précisant votre parcours professionnel (ou stages dans le domaine administratif), votre niveau d'études et en y indiquant des compétences essentielles comme un très bon niveau d'anglais, une rapidité d'écriture et de prise de notes ainsi que vos qualités d'organisation et relationnelles.
Il peut aussi être pertinent de cibler son courrier de candidature en fonction des attendus du poste ou du secteur d'activités de l'entreprise. Par exemple, pour une société du BTP, il ne faut pas hésiter à mettre en avant ses connaissances des termes techniques propres au domaine de la construction (pour plus de conseils de rédaction : 25 détails à savoir sur la lettre de motivation).
➤ Vous pouvez aussi vous inspirer de notre exemple de lettre de motivation pour une assistante de direction
Objet : Candidature au poste de secrétaire
Madame, Monsieur,
Votre annonce parue sur le site internet du Pôle-Emploi concernant le recrutement d'un secrétaire polyvalent a retenu toute mon attention.
Titulaire d'un Bac pro Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités, j'ai effectué plusieurs remplacements dans les entreprises de la région où ma maitrise des outils bureautiques, ma prise de note rapide et mon parfait niveau d'anglais ont été très appréciés.
Autonome, je peux assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, rédiger et transmettre les courriers et les e-mails, gérer les agendas des cadres et des commerciaux, préparer les voyages et déplacements, organiser des réunions et rédiger les comptes-rendus et même saisir les opérations comptables selon vos besoins.
J'aime le contact avec le public et la diversité de mes activités, c'est un métier utile qui fait le lien entre la direction de l'entreprise, ses salariés, ses clients et ses fournisseurs, il n'y a jamais de routine. Je suis capable de gérer plusieurs tâches simultanément.
Etre assistant administratif nécessite aussi de la discrétion, de l'autonomie et de la rigueur, des qualités que je peux revendiquer grâce à mon expérience et à ma formation dans le secrétariat.
Aussi, je connais également très bien votre secteur d'activité et son vocabulaire spécifique pour y avoir travaillé à plusieurs reprises dans le cadre de missions d'intérim. Je pourrai donc très rapidement m'intégrer entre vos murs.
Aujourd'hui, je souhaite évoluer au sein d'une structure aussi dynamique que la vôtre et je crois pouvoir vous apporter ma polyvalence et mes compétences dans le domaine administratif. Pour vous en convaincre, je vous propose de nous rencontrer lors d'un entretien à votre convenance.
Dans cette attente, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, mes salutations respectueuses.
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