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Parmi les métiers de la gestion administrative, le ou la secrétaire de direction est la personne de confiance des responsables de l'entreprise. Il a un accès direct aux courriers du dirigeant, à son agenda et à ses emails. L'accès au métier de secrétaire de direction se fait généralement après une formation à dominante administrative comme le BTS Support à l'Action Managériale, les BUT GEA ou GACO, voire les licences AGA et AES par exemple.
Son rôle consiste principalement à mettre ses compétences organisationnelles au service de sa direction pour la soulager des tâches administratives, et ainsi lui faire gagner un temps précieux. Il s'emploie à faciliter la communication entre les différents services de l'entreprise (commerciaux, ressources humaines, logistiques, etc).
Ses missions exactes peuvent être très différentes selon la nature de l'activité de la société, sa taille ou les besoins propres à son employeur. Mais d'une manière générale, l'assistant de direction prépare les dossiers importants et assiste parfois aux réunions pour en saisir un compte-rendu. Il rédige les courriers, répond au téléphone, gère l'agenda, organise les déplacements professionnels, participe au suivi des budgets ou paie les factures par exemple.
Métiers similaires : Employé administratif, Attaché(e) de direction, Adjoint administratif, Auxiliaire de bureau, Agent administratif, Employée de mairie, Secrétaire polyvalente, Assistante de direction trilingue, Hôte(sse) d'accueil standardiste bilingue.
En suivant les conseils de rédaction ci-dessous, vous pouvez rédiger une lettre de motivation qui met en avant vos compétences et votre motivation pour le poste de secrétaire de direction :
Dans votre lettre de motivation, vous mettrez en évidence votre aisance rédactionnelle, votre maitrise des outils bureautiques, vos stages dans le secrétariat, votre pratique de l'anglais et des qualités pertinentes telles que la discrétion, le sens de l'organisation et la rigueur (25 choses à savoir sur la lettre de motivation avant de l'envoyer).
➤ Vous pouvez aussi vous inspirer de notre exemple de lettre de motivation pour une assistante administrative des entreprises.
Objet : Candidature au poste d'assistante de direction
Monsieur le Directeur,
C'est avec beaucoup d'attention que j'ai pris connaissance du recrutement d'une secrétaire de direction pour le siège social de votre fondation de réinsertion.
Assistante de manager dans une agence de communication pendant trois ans, l'établissement de devis, la rédaction de rapports et de comptes rendus ainsi que le suivi de dossiers importants sont des tâches que je maîtrise aisément.
Mais au-delà de mon expérience ancrée dans la réalité des besoins des managers, ce sont mes compétences périphériques qui pourront faire la différence. Titulaire d'un BUT Gestion Administrative et Commerciale des Organisations, j'ai acquis des connaissances solides dans la gestion des ressources humaines, la communication et la gestion commerciale. Ces dernières années, mon anglais s'est affiné et ma maîtrise des outils bureautiques s'est précisée.
Bien qu'autonome et ayant le sens des initiatives, j'apprécie également le travail en équipe. Mon efficacité, mon professionnalisme et ma discrétion ont toujours été appréciés par mes supérieurs. Ce sont ces qualités que je souhaiterais mettre au service d'une entreprise dont les valeurs sont plus proches des miennes.
En espérant vous rencontrer prochainement, je reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.
Dans cette attente, je vous prie de croire, Monsieur le Directeur, à mes sincères salutations.
Objet : Candidature au poste d'assistante de direction
Monsieur le Directeur,
Ayant récemment obtenu mon BTS Support à l'Action Managériale (SAM), je suis à la recherche d'un premier emploi qui me permettra de mettre en pratique les compétences que j'ai acquises au cours de ma formation. C'est pourquoi je suis particulièrement intéressé par un emploi de secrétaire de direction au sein d'une structure comme la vôtre.
Au cours de ma formation, j'ai appris à m'organiser pour travailler efficacement, à gérer plusieurs tâches en même temps et à maintenir une communication claire tout en respectant la confidentialité. De plus, grâce à mes stages en entreprise, j'ai développé une forte capacité d'adaptation et un esprit d'équipe qui me seront très utiles dans ce rôle.
Je peux aussi affirmer que j'ai une grande aisance rédactionnelle en français, ainsi qu'un excellent niveau d'anglais. Je suis capable de rédiger des courriels professionnels, des comptes-rendus et des rapports clairs et concis. Je suis également en mesure de mener des conversations en anglais sans aucune difficulté, ce qui peut être un atout précieux pour une entreprise internationale comme [Nom entreprise].
Je suis convaincu que mon parcours académique, ainsi que mes qualités personnelles et professionnelles me permettront de répondre à vos attentes.
Je reste à votre disposition pour tout entretien que vous souhaiteriez me proposer.
En vous remerciant de votre intérêt, je vous prie de croire, Madame, Monsieur, à mon entière considération.
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