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Parmi les métiers du secrétariat, l'assistant de direction aussi appelé assistant de manager, est le collaborateur le plus proche des responsables de l'entreprise. Il a un accès direct aux courriers du directeur, à son agenda et à ses emails.
Il prépare notamment les dossiers importants, informatise les données et assiste parfois aux réunions pour en rédiger un compte-rendu. Il facilite la communication entre les différents services de l'entreprise comme ceux des ressources humaines, du service juridique, commercial, de la comptabilité ou du marketing.
Selon la taille de la structure qui l'emploie et les besoins de sa direction, il peut aussi organiser les déplacements, participer à l'organisation des évènements (salons, foires, séminaires), rédiger des courriers, etc. L'assistant de direction doit donc être polyvalent, capable de gérer plusieurs dossiers en même temps, être très à l'aise avec les outils bureautiques et les méthodes de communication modernes. Idéalement, il maitrise une ou plusieurs langues étrangères (l'anglais étant un minimum) et grâce à son excellent relationnel, il sait faire preuve d'initiatives et s'adapter en toutes circonstances.
Métiers similaires : Gestionnaire administratif, Assistante administrative polyvalente, Adjoint administratif, Auxiliaire de bureau, Agent administratif, Assistante de mairie, Secrétaire.
Selon le secteur d'activité et l'importance de l'entreprise, les dirigeants cherchent différents niveaux de qualification pour leurs assistants. Le Bac Pro AGOrA, le BTS Support à l'Action Managériale (ex - Assistant de Direction et Secrétaire Trilingue), le BUT Gestion administrative et commerciale des organisations et la licence AES sont des exemples de formations appréciées.
Dans sa lettre de motivation pour un(e) assistant(e) de manager, le candidat mettra en évidence son parcours, ses stages, son aisance rédactionnelle, sa maitrise des outils bureautiques, sa pratique de l'anglais et des qualités telles que la discrétion, l'autonomie et la rigueur (25 choses à savoir sur la lettre de motivation avant de l'envoyer).
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Objet : Candidature au poste d'assistante de direction
Madame, Monsieur,
Je suis actuellement Assistante de Manager dans le secteur de l'Industrie Pharmaceutique. La PME dans laquelle je travaille est une PME à l'esprit familial, mais au sein de laquelle, après 5 années, j'ai l'impression de tourner en rond et d'avoir vu tous les aspects.
Pour moi, le sentiment de stagnation professionnelle est impossible, j'aime l'action, la découverte et le challenge, et cela depuis mes années en BTS Support à l'Action Managériale.
Mes compétences sont variées et fiables, je suis quelqu'un de sûr et de juste, je suis aussi une personne avec une fine capacité d'analyse et je sais toujours tirer profit d'une situation, même si elle semble compliquée de prime abord. Mon expérience est une expérience plutôt portée vers l'International ce qui me pousse à postuler à votre offre au coeur de votre groupe.
Volontaire, ponctuelle et surtout ambitieuse, portée par un esprit positif, je suis persuadée de pouvoir vous apporter un vent de fraîcheur et de nouveauté qui peut encore vous faire défaut. En soutien du manager, je saurais m'effacer et agir en synergie avec les équipes dirigeantes tout comme aider à accomplir les objectifs demandés aux équipes de production.
Veuillez trouverez ci-joint mon CV accompagnant mes plus sincères motivations. Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.
Madame, Monsieur,
Votre entreprise [nom] est en pleine expansion et souhaite renforcer son secteur administratif en recrutant une assistante de direction.
Riche d'une expérience de cinq ans en tant que secrétaire bilingue, je pense avoir acquis les qualités nécessaires d'une assistante de direction efficace.
Je suis rompue aux tâches habituelles du secrétariat comme la prise de note, la gestion de l'agenda et la rédaction de courrier, je serai donc rapidement autonome. Mais, je possède également de bonnes notions juridiques, ce qui j'en sûr, vous sera utile.
Mes études de sociologie et ma culture générale me permettent d'avoir une grande ouverture d'esprit et d'excellents rapports professionnels. Par ailleurs, ma connaissance de l'anglais et de l'allemand me permet d'étendre mes compétences à l'international.
Discrétion, fiabilité, disponibilité sont les qualités que je souhaite mettre à votre profit.
Dans l'espoir de vous rencontrer prochainement, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, à mes salutations distinguées.
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