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L'assistant administratif ou assistante administrative s'affaire aux tâches administratives de la gestion interne de l'entreprise et de ses relations externes. Il peut être polyvalent ou spécialisé dans un domaine précis comme le BTP, l'Import-Export ou le médical par exemple.
Rattaché à la direction, il s'assure de la bonne circulation de l'information au sein de la société entre les dirigeants, les cadres, les salariés et les différents partenaires de l'entreprise (clients, fournisseurs, services de l'Etat).
Selon les besoins de l'entreprise, l'assistant assure l'accueil physique et téléphonique, planifie les rendez-vous, rédige et archive les documents, prends les notes lors des réunions, organise les déplacements, effectue des recherches documentaires, etc.
Doté d'un bon relationnel, d'un grand sens de l'organisation et des responsabilités, l'assistant sait hiérarchiser ses priorités pour répondre aux demandes les plus urgentes. Idéalement, il possède un très bon niveau d'anglais et maitrise les logiciels bureautiques.
Métiers similaires : Secrétaire d'administration, Gestionnaire administratif, Adjoint administratif territorial, Assistant de manager, Secrétaire de direction, Assistant commercial, Technicien administratif, Gestionnaire administratif, Assistant administratif funéraire.
Dans la majorité des cas, le recrutement se fait à partir d'un Bac + 2 dans le domaine administratif (BTS SAM, BTS PME-PMI, BUT GACO, BUT GEA) ou d'un Bac Pro Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités ou Bac STG pour les candidats plus expérimentés.
Le modèle de lettre de motivation pour un assistant administratif ci-dessous est un exemple qu'il faudra adapter à votre parcours. Vous mettrez en avant votre formation, votre expérience ou vos stages, mais surtout vos qualités organisationnelles, relationnelles, votre maitrise de l'anglais et des logiciels bureautiques (25 choses à savoir sur la lettre de motivation).
➤ Vous pouvez aussi vous inspirer de notre exemple d'une lettre de candidature pour un secrétaire médical
Objet : candidature au poste de secrétaire administrative polyvalente
Madame, Monsieur,
Le paysage mutualiste est en profonde mutation depuis quelques années et assurer la pérennité de sa structure et sa conformité avec la réglementation est un défi pour le dirigeant d'une mutuelle.
Dans ce contexte, la secrétaire administrative polyvalente est un véritable support pour la direction puisqu'elle se doit de répondre à ses demandes et exigences en faisant preuve d'une extrême réactivité. Forte d'un BTS assistant de manager et de 3 ans d'expérience dans la fonction au sein d'une mutuelle (à personnaliser), je vous propose de mettre mes compétences à votre service.
Je maîtrise, grâce à ma formation et à mon expérience acquise, les différents aspects du secrétariat administratif, qu'il s'agisse de la gestion du courrier, de la planification, du classement, du suivi des stocks ou encore de l'accueil physique ou téléphonique.
Rompue aux techniques de prise de note rapide et maîtrisant les normes rédactionnelles, je suis parfaitement à l'aise tant avec les outils de bureautique (word, excel) (à personnaliser) qu'avec ceux de communication (internet, messagerie) (à personnaliser).
Autonome et souple, je suis capable d'anticiper une situation ou de faire preuve d'une grande réactivité lorsque nécessaire. Je suis dotée d'un bon relationnel tout respectant l'extrême discrétion qu'impose la fonction.
Je souhaite avoir suscité votre intérêt pour mon profil et me tient à votre disposition pour échanger au cours d'un entretien.
Dans cette attente, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, à mes sincères salutations.
Objet : Candidature au poste d'assistant administratif
Madame, Monsieur,
Je suis actuellement assistante administrative pour le groupe HSBC, au service des cadres de la finance internationale.
Aujourd'hui, je souhaiterais m'orienter vers une entreprise plus ambitieuse, une entreprise avec une véritable vision de l'avenir, et je suis persuadée que l'esprit start-up qui fait de vous l'une des trois entreprises les plus innovantes de l'année saura me convaincre de donner le meilleur de moi-même à vos côtés.
Titulaire d'une formation d'assistante administrative et d'une première vie dans la communication aux entreprises, je saurais parfaitement accomplir les tâches internes ou externes de votre société.
Je suis à la fois opérationnelle pour effectuer les recherches documentaires en ligne, assurer l'accueil téléphonique et physique des clients, rédiger les courriers ou encore pour vous assister lors de réunions.
D'une naturel patient, diplomate et discrète, je suis persuadée de vous donner pleine et entière satisfaction dans les plus brefs délais. Ponctuelle, volontaire et courageuse, je travaille avec une grande liberté d'amplitude horaire afin d'être disponible suivant les moments de « rushs » de la société.
Je vous prie de trouver ci-joint mon CV accompagnant mes plus sincères motivations, dans l'attente d'un retour de votre part, veuillez accepter mes plus sincères salutations.
Objet : Candidature au poste d'assistante administrative
Madame, Monsieur,
Très intéressée par la prochaine ouverture de la crèche parentale des Minipouces à Paris dans le cinquième arrondissement, je vous propose mes services pour prendre en charge la partie administrative et comptable de votre structure.
Actuellement secrétaire-comptable à temps partiel et titulaire d'un BTS comptabilité et gestion, je pourrais m'occuper utilement des demandes d'inscriptions, de la facturation, de la gestion des plannings ou encore de la recherche de subventions.
Parents moi-même de deux enfants scolarisés, je me propose également d'assurer les permanences de l'accueil tous les mercredis et un lundi sur deux.
Sérieuse, dynamique et ayant le sens des responsabilités, je me tiens à votre disposition pour vous rencontrer afin d'approfondir ma candidature.
Dans cette attente, je vous prie de croire, Madame, Monsieur, en mes salutations les plus respectueuses.
