Modèles de lettre de relance amiable ou de rappel après un défaut de paiement

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Les factures impayées

Quand un client ne paie pas sa facture ou que son paiement est rejeté par sa banque en raison de l'émission d'un chèque sans provision ou d'un solde insuffisant lors d'un prélèvement automatique, le fonds de roulement de l'entreprise en est grandement affecté et cela peut avoir des conséquences très graves sur la trésorerie de l'entreprise qui doit continuer à payer ses charges d'exploitation, ses taxes et les salaires de ses collaborateurs.

La relance client est donc un enjeu stratégique qui allie diplomatie et fermeté. On commence toujours par une première relance amiable juste après l'échéance en supposant qu'il s'agit d'un simple oubli ou d'une négligence involontaire du client. En l'absence d'une régularisation dans les 15 jours, il faudra alors envoyer une deuxième relance qui se voudra plus ferme que la précédente.

Enfin, si la facture reste en souffrance, l'entreprise n'aura pas d'autres choix que de mettre en demeure son client de payer sa facture par lettre recommandée avec A/R, ce qui est obligatoire avant une éventuelle action en justice devant le tribunal judiciaire ou le tribunal de commerce dans le but d'obtenir une injonction de payer (en savoir plus sur cette procédure).

Comment relancer un client qui n'a pas payé sa facture ?

Les impayés clients sont de véritables dangers pour les entreprises, il est donc indispensable d'agir vite et bien contre les retards de paiements, c'est pourquoi nous vous proposons ci-dessous plusieurs modèles de lettre de relance amiable afin de rappeler à vos clients débiteurs l'existence de factures impayées, mais en conservant un ton cordial.

Il est indispensable de préciser dans votre courrier la date de la relance, un objet non équivoque, ainsi que toutes les informations nécessaires comme le numéro de la facture impayée, le montant restant à payer, les éventuelles pénalités de retard et les délais fixés pour régler la dette. Vous pouvez également y joindre une copie du contrat ou le duplicata de la facture afin d'éviter toute contestation du client.

➤ Retrouvez également notre exemple pour résilier un contrat de prestation de services

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Exemples de courrier pour demander la régularisation d'un défaut de paiement

Première relance amiable après une facture impayée

Objet : Relance de paiement pour la facture [numéro] - LRAR

Madame, Monsieur,

Sauf erreur de notre part, notre facture N°[numéro] en date du [date] d'un montant de [montant] euros concernant [préciser] n'a toujours pas été réglée à ce jour.

Nous pensons qu'il s'agit d'un oubli et nous vous remercions de bien vouloir nous adresser dans les plus brefs délais votre règlement.

A cette fin, vous trouverez ci-joint un duplicata de la facture, ainsi que notre RIB.

Dans l'hypothèse où votre règlement nous parviendrait avant la réception de ce courrier, nous vous remercions de ne pas tenir compte de la présente relance.

En comptant sur votre diligence, veuillez agréer, Madame, Monsieur, à nos salutations distinguées.

Dernière relance amiable avant la mise en contentieux du client

Objet : Dernière relance avant contentieux - LRAR

Monsieur,

Malgré plusieurs relances amiables le [date] et le [date], nous n'avons toujours pas reçu le paiement de la facture N°[numéro] d'un montant de [euros] concernant [préciser].

L'échéance étant désormais largement dépassée, nous vous informons que nous transmettrons votre dossier à notre service contentieux si votre règlement ne nous parvenait pas pour le [date] dernier délai.

Souhaitant éviter une procédure judiciaire auprès du tribunal [Nom], nous espérons vivement pouvoir trouver une solution amiable à cette situation qui ne saurait perdurer plus longtemps.

Si toutefois votre paiement venait à nous parvenir avant la réception de ce courrier, nous vous saurions gré de ne pas tenir compte.

Dans cette attente, nous vous prions d'agréer, Monsieur, à nos salutations distinguées.

Relance après un chèque impayé ou un rejet de prélèvement

Objet : Votre paiement du [date]

Madame,

Pour règlement de la facture numéro FC0001 concernant la vente de matériels informatiques, vous nous avez transmis un chèque BNP numéro [numéro] d'un montant de [euros], et ce, après plusieurs relances de notre part.

Malheureusement, ce dernier vient de nous être retourné par notre banque pour défaut de provision. Outre, les frais bancaires que cela nous a occasionnés, ce défaut de paiement nous est très préjudiciable.

Par conséquent nous vous saurons gré de bien vouloir nous contacter à réception de la présente afin de régulariser définitivement votre situation.

A défaut de quoi, nous serions dans l'obligation de transmettre votre dossier à notre avocat pour qu'il entame une procédure judiciaire à votre encontre.

Nous vous prions de recevoir, Madame, nos salutations distinguées.

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