Modèles de lettre d'excuses après un oubli de règlement d'une facture

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Le retard de paiement

Quand une facture est devenue exigible, c'est-à-dire que la date d'échéance de la facture est atteinte ou que le terme prévu au contrat est dépassé, le débiteur doit s'acquitter des sommes prévues, sous peine de payer des intérêts et des pénalités de retard et faire l'objet d'une procédure de recouvrement des créances.

Avoir du retard dans le paiement d'une facture peut résulter de différentes causes. La première est tout simplement l'oubli par négligence. En effet, mettre de côté une facture pour ensuite l'oublier est quelque chose d'assez banal et qui n'est pas la conséquence de la mauvaise foi du débiteur. Cela peut être dû aussi à une méconnaissance de l'échéance exacte, car certaines factures sont à payer à réception, tandis que d'autres le sont à 30 jours, voire 60 jours ou encore il peut s'agir d'une erreur de comptabilité pour les professionnels par exemple.

A l'inverse, ne pas régler une facture peut être un acte volontaire du débiteur en raison d'un litige ou d'un désaccord avec le vendeur sur la nature ou le montant facturé, mais aussi d'une escroquerie. Mais le plus souvent, ce sont les difficultés financières de l'acheteur qui le contraignent à ne pas honorer sa dette dans les temps ou qui le font se retrouver en défaut de paiement après un rejet de sa banque (chèque sans provision), solde insuffisant pour un prélèvement).

Comment s'excuser et régulariser un oubli de paiement d'une facture ?

Que l'on soit un particulier ou un professionnel quand on ne paye pas sa dette dans les délais, on reçoit généralement une première relance de la part du créancier. Ce courrier amiable a pour but de rappeler le débiteur à ses obligations contractuelles et l'informer des risques encourus en cas de non-paiement.

Pour prouver sa bonne foi au créancier, conserver de bonnes relations et éviter les frais de recouvrement, il peut être judicieux de lui présenter ses excuses dès réception du courrier de rappel et de lui apporter la preuve du règlement ou des garanties sur les paiements à venir. C'est dans ce but que nous vous proposons ci-après ces modèles de lettre pour régulariser un retard de paiement que vous pourrez facilement adapter.

Nous vous recommandons aussi notre exemple de lettre d'excuses pour un retard dans l'envoi de documents.

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Exemples de courrier pour régulariser un paiement après une relance amiable

Régulariser sa situation avec un prélèvement automatique (particulier)

Objet : Régularisation de la facture [numéro] - LRAR

Madame, Monsieur,

Par lettre recommandée en date du [date], vous m'avez informé que le solde de mon compte client était débiteur de [montant] euros.

Etant fréquemment en déplacement à l'étranger, j'ai effectivement omis de vous faire parvenir un chèque pour le règlement de ma dernière facture et vous demande de m'en excuser.

Afin que ce genre d'oubli ne se reproduise plus, je vous remercie de bien vouloir mettre en place un prélèvement automatique de mes factures.

Pour ce faire, vous trouverez en pièce jointe mon relevé d'identité bancaire ainsi qu'une autorisation signée.

Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

S'excuser pour le retard de paiement (difficultés financières)

Objet : Règlement de la facture [numéro]

Madame,

J'accuse réception de votre lettre de rappel de paiement concernant votre facture numéro [numéro] du [date] portant sur la vente de [préciser].

Je vous informe qu'en raison de circonstances exceptionnelles qui nous ont occasionné d'importants retards dans nos chaines de production, nous avons rencontré des problèmes de trésorerie temporaires nous empêchant d'honorer cette créance.

Désormais la situation semble être redevenue à la normale et nous serons en capacité de vous faire parvenir un règlement dans les 8 jours ouvrés. Je suis sincèrement désolé de cet incident de paiement qui je l'espère ne viendra pas remettre en cause nos excellentes relations commerciales.

En vous remerciant de votre compréhension, je vous prie d'agréer, Madame, à mes salutations distinguées.

Mail pour s'excuser d'un oubli de paiement d'une facture fournisseur

Objet - Paiement de votre facture [numéro]

Cher partenaire,

Nous avons bien reçu votre relance de paiement concernant la facture numéro [préciser] du [date] portant sur [préciser].

Après vérification auprès de notre service comptable, nous avons effectivement constaté que cette facture n'avait pas été réglée comme elle aurait du être.

Nous sommes très confus pour ce fâcheux oubli, qui est inhabituel de notre part, et nous vous présentons toutes nos excuses pour le dérangement.

Nous effectuons le virement bancaire ce-jour.

Bien à vous,

Directeur

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