Modèles de lettre d'absence pour conseiller municipal, départemental ou régional

Relecture le 03 juillet 2025 par Gaël THIRION © Lettres-Gratuites.com

Un salarié du secteur privé ou public qui a été élu pour exercer un mandat local a la possibilité de bénéficier d'un crédit d'heures et d'autorisations d'absences afin de remplir ses obligations légales et dégager du temps pour préparer les réunions ou y assister. Sont concernés les mandats municipaux (Article L2123-1 du Code général des collectivités territoriales), les mandats départementaux (Article L3123-1) et les mandats régionaux (Article L4135-1). Pendant les absences du salarié, l'employeur qui ne peut d'ailleurs pas les refuser, n'est pas tenu de les rémunérer, mais elles resteront assimilées à du travail effectif pour le calcul de l'ancienneté et des congés payés par exemple.

Le salarié exerçant un mandat local bénéficie de la même protection en matière de licenciement que le représentant du personnel et ne peut être discriminé par rapport à son avancement, sa rémunération ou l'octroi d'avantages sociaux en raison de l'exercice de son mandat. Dans cet article, nous vous proposons des conseils d'experts et des modèles de lettre pour prévenir l'employeur de son absence du travail afin d'exercer son mandat politique local. Nos exemples sont disponibles en téléchargement gratuit au format Word ou PDF afin d'être facilement adaptés à votre situation et à vos besoins personnels.

Exemples de mail pour s'absenter pour exercer un mandat au format Word ou PDF

1 - Demander l'autorisation d'utiliser son crédit d'heures d'élu local

Le salarié élu dans le cadre d'un mandat local bénéficie d'un crédit d'heures afin de participer à la gestion administrative de la commune ou de l'organisme auprès duquel il est élu ou pour préparer les différentes réunions des instances où il siège dans le cadre de son mandat. Le crédit d'heures trimestriel est de 105 heures pour un conseiller départemental ou régional (140 heures pour les présidents et vice-présidents) et varie entre 7 heures et 140 heures pour les élus municipaux selon leur fonction (conseiller, adjoint, maire) et la taille de la commune. Note : en cas de temps partiel, le crédit d'heures est réduit proportionnellement à la durée du contrat de travail. Voici un modèle de lettre ou de mail pour demander l'autorisation d'utiliser son crédit d'heures.

Nous vous recommandons aussi notre modèle de lettre pour s'absenter afin de suivre une formation syndicale

Nom et Prénom Adresse postale Code Postal - Ville Téléphone - Email

Nom du destinataire Adresse complète Code Postal - Ville Fait à Ville, le 19 juillet 2025

Objet : Demande d’utilisation du crédit d’heures en tant que conseiller municipal

Monsieur le Directeur,

Je me permets de vous informer que j'ai récemment été élu conseiller municipal de notre commune, qui compte actuellement 12 000 habitants. Conscient de l'importance de ce mandat et désireux de l'exercer avec diligence, je sollicite par la présente l’autorisation d’utiliser le crédit d’heures prévu par les dispositions des articles L.2123-1 et suivants du Code général des collectivités territoriales.

Selon ces dispositions, je suis en droit de bénéficier de 21 heures par trimestre pour accomplir les missions liées à mon mandat. À cet effet, je souhaiterais m'absenter le [date] de 15h à 18h afin de préparer le premier conseil municipal nouvellement élu. Après cette absence, il me restera un crédit de [heures] pour ce trimestre.

Vous trouverez en pièce jointe les justificatifs nécessaires attestant de mon élection et des dates des réunions prévues. Je reste à votre disposition pour toute information complémentaire ou pour discuter des modalités d’organisation de mon absence afin d'assurer la continuité de mes responsabilités professionnelles.

En vous remerciant par avance de l’attention portée à ma demande, je vous prie d'agréer, Monsieur le Directeur, à mes salutations les meilleures.

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2 - Prévenir d'une absence autorisée pour exercer son mandat

Le salarié élu au sein d'un conseil municipal, départemental ou régional peut s'absenter autant que nécessaire pour se rendre et participer aux réunions et aux séances auxquelles il est convié en lien avec son mandat. Sont notamment concernées les séances plénières, les réunions des commissions dont il est membre et les réunions des assemblées délibérantes et des bureaux où l'élu représente sa commune, son département ou sa région. Aussi, le salarié candidat à des élections locales peut aussi bénéficier d'une autorisation d'absence pour participer activement à la campagne électorale dans la limite de 10 jours ouvrables et sous réserve d'un délai de prévenance d'au moins 24 heures. Ci-après, nous vous proposons un modèle de lettre ou de mail pour informer l'employeur d'une absence autorisée pour exercer son mandat local.

Nous vous recommandons aussi notre modèle de lettre pour obtenir une autorisation d'absence pour passer un examen ou un concours

Nom et Prénom Adresse postale Code Postal - Ville Téléphone - Email

Nom du destinataire Adresse complète Code Postal - Ville Fait à Ville, le 19 juillet 2025

Objet : Notification d'absence pour exercer un mandat d'élu local

Madame la Directrice,

Actuellement salarié de votre entreprise en qualité de [métier], j'exerce également un mandat d'élu au sein du conseil municipal / départemental / régional depuis le [date].

Conformément aux dispositions prévues par les articles L3123-1 et suivants du Code général des collectivités territoriales, je souhaite vous informer de mon absence le [Date précise] de [Heure de début] à [Heure de fin], motivée par [motif précis : séance plénière, commission, réunion de travail, etc.] du [Nom de l'instance].

Cette absence, nécessaire à l'exercice de mon mandat électif, s'inscrit dans le cadre du crédit d'heures dont je bénéficie légalement. Ainsi, en application de l'article L3123-3 du CGCT, cette absence ne peut faire l'objet d'une quelconque retenue sur salaire, ni être considérée comme un jour de congé..

Je vous remercie d'en prendre note et vous prie de recevoir, Madame la Directrice, mes salutations distinguées.

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Comment faire valoir son droit d'absence en tant qu'élu local ?

Pour s'absenter dans le but d'exercer des missions en lien avec un mandat d'élu local, le salarié doit informer par écrit son employeur dès qu'il a connaissance de la date et de la durée de l'absence envisagée, tandis que pour utiliser son crédit d'heures, il doit respecter un préavis de 3 jours. Voici quelques conseils utiles pour rédiger votre lettre ou votre mail d'absence :

Indiquez clairement votre statut d’élu local en mentionnant le type de mandat (municipal, départemental ou régional) ainsi que la fonction exacte que vous exercez (conseiller, maire, etc.).
Décrivez brièvement les obligations liées à votre mandat qui nécessite votre absence, telles que les réunions, les séances plénières ou les activités électorales. Indiquez précisément les périodes pendant lesquelles vous serez absent, en précisant les dates de début et de fin, ainsi que la durée totale si possible.
Citez les articles de loi pertinents du Code du travail ou du Code général des collectivités territoriales qui vous permettent de bénéficier d’un crédit d’heures ou d’autorisations d’absence. Et n'oubliez pas de mentionner le nombre d'heures qu'il vous reste à prendre pour le trimestre.

Le conseil de l'expert : la durée cumulée des absences autorisées et du crédit d'heures ne peut pas dépasser un plafond fixé à 803 heures et 30 minutes par an. L'employeur ne pourra s'opposer à l'absence du salarié qu'en cas de dépassement de ce quota !

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