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Au sein d'une entreprise ou d'une administration, la convention de mise à disposition d'un bien est un document interne qui précise les conditions et les modalités de la chose prêtée au salarié dans le cadre de l'exercice de ses fonctions.
Le plus souvent, il s'agit d'un véhicule de société ou utilitaire, d'un forfait de téléphone ou d'un ordinateur portable fourni pour les salariés se déplaçant souvent ou travaillant à distance. L'entreprise reste propriétaire des biens mis à disposition et c'est à elle de souscrire aux assurances nécessaires le cas échéant et de veiller à la sécurité des équipements et à leur entretien.
Toutefois, pour se protéger des abus, il est possible de mettre en place une charte d'utilisation en y précisant ce qui est permis ou non. Mais pour avoir une valeur juridique et être opposable aux salariés, la charte doit être prévue par le règlement intérieur, le contrat de travail ou être inclue dans la convention de mise à disposition.
Par application de l'Article L1121-1 du Code du travail, seule une utilisation abusive, délibérée et répétée de la personne sera considérée comme un manquement à ses obligations contractuelles. Un usage personnel et raisonnable ne constitue en rien une faute et par conséquent ne pourra pas faire l'objet d'une quelconque sanction disciplinaire.
Il n'existe aucun formalisme particulier à respecter, la rédaction d'une convention de mise à disposition d'un bien professionnel avec ou sans charte d'utilisation est donc libre, sous réserve évidemment qu'elle ne contienne pas de clauses abusives ou contraire aux dispositions du Code du travail. Elle peut aussi faire l'objet d'une simple note de service par la société ou être formalisée dans une lettre personnalisée.
Pour vous aider, nous avons créé plusieurs modèles de convention de mise à disposition avec leur charte d'utilisation : pour une voiture de service, un téléphone portable et un ordinateur. Vous pouvez les télécharger au format Word (compatible PDF) pour facilement les adapter selon vos besoins.
Courriers similaires : Convention de sponsoring, Rapport de perte ou de vol du matériel de l'entreprise, Contrat de location de matériels, Fiches de description d'emploi.
Note : Il s'agit d'aperçus en basse résolution, les documents téléchargés, eux, seront de qualité optimale !
La mise à disposition d'un véhicule de société ou d'un utilitaire à un salarié est très fréquente. Mais il est très important de formaliser par un écrit les obligations du bénéficiaire et celles de l'entreprise (utilisation personnelle, assurance, entretien, etc).
Qu'il soit utilisé au bureau, en déplacement ou dans le cadre du télétravail, la mise à disposition de matériel informatique (ordinateur portable, tablette) doit de préférence faire l'objet d'une convention qui précisera la propriété des biens, les règles d'utilisations, les engagements des parties, etc.
L'utilisation d'un téléphone portable fourni par l'entreprise peut parfois poser problème lorsqu'il est utilisé abusivement par le salarié. Si on ne peut empêcher des appels non professionnels raisonnables, il est recommandé d'en encadrer les abus. C'est aussi le cas pour l'employeur qui ne peut pas contacter son employé en dehors de ses heures de travail.
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