Modèle d'une note de service ou d'information au personnel de l'entreprise

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Note d'information et Note de service

La note d'information et la note de service sont des documents internes similaires utilisés par les entreprises ou les administrations le plus souvent pour un usage collectif. Si elles sont toutes les deux des outils de communication professionnelle, il existe cependant quelques subtilités entre les deux versions.

La note d'information vise à faire circuler une information à un ou plusieurs destinataires en lien avec l'activité de l'entreprise comme une date de réunion, un changement de réglementation, un évènement particulier, le recrutement d'un nouveau collaborateur, etc. Comme son nom l'indique, elle exprime avant tout une information et n'a pas de caractère obligatoire ou contraignant pour les salariés.

La note de service s'inscrit davantage comme une communication hiérarchique en vue de préciser des consignes, un mode de fonctionnement, des règles à suivre, un rappel à l'ordre, etc. Elle confère un caractère obligatoire et peut s'adresser à tous les employés ou seulement à une partie d'entre eux.

Ces documents ne doivent pas être confondus avec "la note" qui est un rapport ou un compte rendu simple qu'un collaborateur transmet à son responsable dans un but informatif.

Comment écrire une note d'information au personnel ?

Pour rédiger une note à destination du personnel de la société, qu'elle soit informative ou directive, il n'y a pas de formalisme particulier à respecter, mais le message doit être clair et direct pour être compris de tous. Ainsi, nous vous avons imaginé ces modèles d'une note d'information et d'une note de service au format Word, faciles à adapter et qui peuvent être diffusés par voir d'affichage ou par courriel. Une note engage la responsabilité de celui qui l'a écrite, le contenu doit donc être adapté à l'activité de l'entreprise, à son règlement intérieur et bien sûr aux lois en vigueur (ex: contenu diffamatoire ou discriminatoire).

Voici quelques conseils de base pour rédiger une note professionnelle :

  • Soyez clair et concis : utilisez un langage direct sans abréviations ou acronymes
  • Restez dans le sujet et concentrez-vous uniquement sur le public cible
  • Gardez un ton professionnel et respectueux

➤ Nous avons aussi des exemples de notes internes pour préciser les règles d'utilisation du matériel de l'entreprise (téléphone, ordinateur, voiture) et des fiches de poste au format Word, Exemple de compte-rendu d'une réunion professionnelle.

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Exemples de courrier type ou de mail de communication interne

Note d'information au format Word - PDF personnalisable (police, couleur)

Note : Il s'agit d'un aperçu en basse résolution, le document téléchargé, lui, sera de qualité optimale !

Note de service au format Word

Vous pouvez télécharger gratuitement ce document au format Word (taille du fichier 52 ko). Ce fichier a été scanné avec le logiciel antivirus Kaspersky, aucun virus connu n'a été détecté.

Exemple simple pour une note de service par courriel

NOTE DE SERVICE

Le [DATE]

Destinataires : Tous les employés

Nous vous rappelons qu'il est impératif de nous faire parvenir vos notes de frais munies de votre compte rendu mensuel et de tous les justificatifs en votre possession au plus tard le 25 de chaque mois (date de réception au siège).

Tout courrier reçu après cette date ne pourra être traité que le mois suivant. La régularisation se fera sur le bulletin de paie suivant.

Nous vous rappelons que chaque retardataire fait perdre du temps pour les virements des salaires et pénalise l'ensemble des salariés. Nous vous remercions d'être vigilant à ce sujet.

Le Directeur,

Le service comptabilité,

Le service ressources humaines

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