Modèle de lettre pour convoquer les associés d'une SARL à l'AG ordinaire

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L'assemblée générale ordinaire

Les sociétés par actions et celles qui ont un capital divisé en parts sociales comme la SARL sont tenues d'organiser chaque année une assemblée générale (AG) dans les 6 mois suivants la clôture de l'exercice. Les associations à but non lucratif et les syndics de copropriétaires sont également tenus de mettre en place des AG propres à leur forme juridique.

L'objectif principal de l'assemblée générale est d'approuver les comptes annuels et d'affecter le résultat, mais aussi de répondre à diverses questions des personnes disposant d'un droit de vote. Elle permet aussi de créer un lieu de débat afin de déterminer des actions à mettre en place ou de prendre des décisions importantes pour l'activité. Si les assemblées générales de petites SARL familiales posent rarement de problèmes, celles des sociétés plus grosses avec des petits et des actionnaires majoritaires peuvent être très tendues.

Parfois l'assemblée générale est dite "extraordinaire" (AGE) lorsqu'elle est décidée pour un événement important ou exceptionnel au cours de l'année comme le changement d'un dirigeant, la modification des statuts de l'organisme, un changement de nom commercial, un projet de dissolution, etc.

Comment convoquer les associés d'une SARL à une AG ?

Pour mettre en place l'assemblée générale, le gérant doit choisir une date puis convoquer par lettre recommandée avec accusé de réception chaque associé au moins 15 jours à l'avance et leur communiquer les documents sociaux comme le rapport de gestion, les comptes annuels, une proposition de résolutions, etc (Article L232-1 du Code du commerce). L'absence d'une AG est punissable de 9 000€ d'amende (Article L241-5).

Pour être valable, la convocation doit contenir certaines mentions obligatoires comme la date, l'heure et le lieu où l'assemblée générale doit se tenir. Elle doit préciser l'ordre du jour, les résolutions qui seront soumises au vote de l'AG et d'une manière générale joindre tous les documents utiles à la réunion.

A titre pédagogique uniquement, nous avons mis en ligne ce modèle de lettre pour convoquer les associés à l'AG. L'Assemblée Générale et la publication des comptes doivent également faire l'objet d'une publicité légale. En cas de doute sur vos droits, rapprochez-vous d'un professionnel compétent.

Courriers similaires : Convention de représentation professionnelle, Annuler un le mandat de représentation, Déléguer ses pouvoirs et sa signature, Exemple de procès-verbal d'une AG.

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Exemple de courrier pour les actionnaires de société ou membres d'association

Objet : Convocation à l'assemblée générale annuelle ordinaire. LRAR

Madame, Monsieur,

Conformément à l'article numéro 12 des statuts de la société à responsabilité limitée [Nom], j'ai le plaisir de vous inviter à participer à l'assemblée générale annuelle, qui se tiendra le [date et heure] à [lieu].

Les points à l'ordre du jour de cette réunion seront :

- Le rapport de gestion de l'exercice

- Le rapport du commissaire aux comptes

- Le renouvellement des membres du bureau consultatif

- L'affectation du résultat de l'exercice

-L'orientation budgétaire pour les années à venir

- La rémunération du gérant

- La création d'un nouveau site internet et d'un point "Click and Collect"

Par ailleurs, vous trouverez ci-joints, et ce, conformément aux statuts de l'entreprise : le rapport de gestion, les résolutions proposées qui seront soumises au vote et le rapport du commissaire aux comptes.

D'autre part, il vous est possible de poser des questions à l'assemblée, par écrit. Des réponses y seront apportées au cours de la réunion. Les résolutions proposées ayant le caractère de décisions ordinaires seront adoptées à la majorité simple des membres présents ou représentés.

Enfin, si vous ne pouvez pas répondre à cette convocation, vous pouvez vous faire représenter par un autre associé ou par votre conjoint, grâce au pouvoir ci-joint.

A l'issue des débats que nous espérons constructifs, un pot de l'amitié vous sera proposé par [Nom].

Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos respectueuses salutations.

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