Modèle de lettre de procuration pour se faire représenter à l'assemblée générale

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Les assemblées générales

Les sociétés par actions ou composées de parts sociales comme les SAS, les SARL ou les SA par exemple ont l'obligation de réunir leurs associés tous les ans lors de l'assemblée générale ordinaire annuelle dans les 6 mois suivants la clôture de l'exercice.

Ainsi, le gérant d'une SARL doit convoquer tous les associés par lettre recommandée et leur communiquer au moins 15 jours à l'avance tous les documents sociaux prévus par l'Article L223-26 du Code de commerce tels que les comptes annuels, le rapport de gestion du CAC, ainsi que sa liste de proposition de résolutions. Chaque associé aura le droit de poser une question par écrit. Les assemblées générales concernent également le monde associatif et les syndics de copropriétés.

Une personne physique ou morale convoquée peut décider de ne pas participer elle-même à une AG, dans ce ce cas, elle peut donner mandat à une autre personne pour la représenter. Mais attention, le choix du mandataire est soumis à conditions et diffère selon le type de structure.

Le mandat de réprésentation pour une AG

L'associé d'une SARL peut se faire représenter par un mandataire qui peut être un autre associé de la société (sauf s'il s'agit du conjoint dans une SARL à 2 associés) ou par un tiers si les statuts le permettent alors que les actionnaires d'un SA ne peuvent donner mandat qu'à qu'à un autre actionnaire, à son conjoint ou à son partenaire pacsé. Dans les SAS ce sont les statuts qui fixent librement les modalités de représentation.

Dans une SARL, le mandat de représentation est global et n'est pas fractionnable. Il est valable 7 jours et uniquement pour une seule assemblée générale ordinaire et éventuellement pour une assemblée générale extraordinaire qui se tiendrait le même jour. Il peut être impératif, c'est-à-dire contraindre le mandataire à respecter le choix de vote du mandant.

Pour les assemblées générales des copropriétaires, le droit de vote peut être délégué à une personne copropriétaire ou non de l'immeuble du moment qu'elle n'est pas elle-même lié au syndic (Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965). Un mandataire ne peut recevoir plus de trois délégations de vote.

Comment se faire représenter lors d'une Assemblée Générale ?

Pour se faire représenter lors d'une assemblée générale, il suffit de remplir le mandat fourni par l'organisme ou de le faire sur papier libre comme sur nos modèles de mandat de représentation pour l'AG ci-dessous. Le mandat doit indiquer les noms, prénoms et domiciles du mandant ainsi que ceux du mandataire, sans oublier d'être daté et signé.

Courriers similaires : Révoquer le mandat de représentation, Déléguer ses pouvoirs et sa signature, Exemple de contrat entre un mandant et un mandataire.

Ces courriers peuvent aussi vous être utiles :

Exemple de mandat de représentation pour l'AGOA d'une SARL ou d'une association

Pour une société ou une association

Mandat de représentation

Je soussigné, [Nom, Prénom] demeurant [adresse], agissant en qualité d'associé de la société [Nom] \ membre de l'association sise [siège social],

Donne pouvoir à [Titre Nom Prénom] demeurant [adresse] pour me représenter à l'assemblée générale annuelle du [date] afin de délibérer et prendre part au vote en mes lieu et place sur les questions portées à l'ordre du jour.

Pour faire valoir ce que de droit

Fait à [ville], le [date]

[Signature]

Pour un syndic de copropriétaires

Objet : Mandat de représentation

Madame, Monsieur,

Copropriétaire représentant [nombre] millièmes de l'immeuble situé au [adresse], je vous informe que je ne pourrais pas me présenter à l'assemblée générale des copropriétaires qui doit se dérouler le [date].

Par ce courrier, je donne donc mandat à [Titre, Nom, Prénom] demeurant [adresse] pour me représenter lors de cette assemblée générale.

Je vous saurais gré d'en prendre bonne note et vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, à mes salutations distinguées.

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A propos de l'auteur
Gael THIRION Auteur de l'article

Passionné d'Internet et après une expérience dans les ressources humaines, Gaël THIRION a créé en 2006 le site Lettres-Gratuites.com. Il propose en collaboration avec des écrivains publics et différents professionnels des modèles de lettres, des CV, des discours types et des documents prêts à l'emploi, mais aussi des conseils de rédaction et des informations pratiques.

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