Modèle de lettre pour accepter ou refuser un congé exceptionnel ou sabbatique

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Les congés non rémunérés

Pour de nombreuses raisons personnelles ou familiales, un salarié à un moment donné de sa carrière peut choisir de suspendre son contrat de travail et se libérer temporairement de ses obligations vis-à-vis de son employeur.

Si certains congés non rémunérés se font dans un cadre juridique comme le congé pour création et reprise d'entreprise, les congés pour évènements familiaux ou le congé sabbatique, le congé sans solde pour convenance personnelle résulte d'un accord de gré à gré entre un employeur et son salarié en dehors d'une réglementation spécifique du Code du travail et sous réserve d'éventuelles dispositions conventionnelles.

Pendant toute la durée du congé sabbatique ou sans solde, le salarié est libre d'exercer une autre activité professionnelle, qu'elle soit salariée ou non, sauf clause de non-concurrence présente dans le contrat de travail et obligation de loyauté. Il pourra aussi utiliser son compte épargne temps pour financer son congé. A son retour, il retrouvera son emploi précédent ou un emploi similaire dans l'entreprise et percevra une rémunération au moins équivalente.

L'employeur peut-il refuser un congé sabbatique ?

Même si le salarié respecte un préavis de 3 mois et remplit les conditions pour bénéficier d'un congé sabbatique, à savoir 3 ans d'ancienneté dans l'entreprise et au moins 6 ans d'activité professionnelle et qu'il n'a pas bénéficier d'un autre congé similaire durant les 6 dernières années, l'employeur peut refuser la demande de salarié dans certaines conditions (Article L3142-32 du Code du travail).

Dans les entreprises de moins de 300 salariés, l'employeur pourra s'opposer au congé du salarié si son absence porte préjudice à la bonne marche de l'entreprise et après avis du CSE ou en demander le report jusqu'à 9 mois pour limiter le nombre de salariés absents bénéficiant déjà d'un congé non rémunéré. Pour les entreprises de plus de 300 salariés, seul un report jusqu'à 6 mois est possible.

L'employeur peut-il refuser un congé sans solde ?

Le congé pour convenance personnelle étant librement négocié entre les parties, il n'existe aucune condition d'ancienneté ou de délai de carence ni de préavis à respecter, sauf dispositions collectives contraires.

Par conséquent, l'employeur peut refuser ou reporter la demande de congé sans solde sans devoir se justifier ou motiver sa décision et le salarié ne disposera d'aucun recours pour la contester.

Comment répondre à une demande de congé exceptionnel ?

L'absence de réponse à une demande de congé sabbatique dans les 30 jours vaudra accord tacite entre les parties ! L'employeur s'il souhaite la refuser ou la reporter devra impérativement le faire par lettre recommandée avec A/R ou remise en main propre contre signature.

Dans tous les cas, il est préférable de répondre à la demande de congé sabbatique ou sans solde du salarié par un écrit afin de l'informer de son refus ou de lui confirmer les dates de son départ. Pour cela, inspirez-vous de nos modèles de lettre ci-dessous.

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Courriers de l'employeur en réponse à une demande de congé du salarié

Exemple pour accepter un congé sabbatique (ou assimilé)

Objet : Votre demande de congé sabbatique [ou autre]. LRAR

Madame,

Faisant suite à votre courrier du [date] par lequel vous exprimiez votre souhait de bénéficier d'un congé sabbatique [ou autre type de congé exceptionnel], nous vous informons que nous avons le plaisir d'accéder à votre demande.

Conformément à votre souhait, un congé sabbatique [ou autre] vous est accordé de [nombre de jours ou mois] à compter du [date] jusqu'au [date] pendant lequel votre contrat de travail sera suspendu. En conséquence vous ne serez plus rémunérée par l'entreprise et vous n'acquerrez pas de droits aux congés payés pendant toute cette période.

A votre retour, vous retrouverez votre emploi précédent ou un emploi similaire assorti d’une rémunération au moins équivalente. Vous pourrez également bénéficier d'un entretien professionnel et en cas de changement de techniques ou de méthodes de travail d’une formation professionnelle adaptée.

Veuillez agréer, Madame, à nos salutations distinguées.

Exemple pour refuser ou reporter un congé sans solde (ou assimilé)

Objet : Votre demande de congé pour convenance personnelle. LRAR

Monsieur,

Salarié de l'entreprise en qualité de [métier] depuis le [date], vous nous avez informés de votre volonté de prendre un congé sans solde pour convenance personnelle à compter du [date] pour une durée de [nombre jours ou mois].

Bien que nous soyons sensibles à votre projet, nous ne pouvons accepter pour le moment votre demande pour le bon fonctionnement de l'entreprise. En effet, vous occupez un poste important dans la société pour lequel il est très difficile de recruter une personne qualifiée, surtout dans le cadre d'un simple contrat à durée déterminée de remplacement.

[Si report :] Malheureusement, nous ne pouvons donner une suite favorable à votre requête pour le moment. Toutefois, nous pouvons envisagez de vous accorder ce congé à compter du [date] lorsque nous aurons suffisamment avancé dans le projet que nous menons actuellement et dont vous êtes un élément important.

En vous remerciant de votre compréhension, nous vous prions de recevoir, Monsieur, nos sincères salutations.

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