Modèle de lettre de procuration pour la signature d'un bail de location

Relecture le 23 juillet 2025 par Gaël THIRION © Lettres-Gratuites.com

Il peut arriver que dans certaines circonstances comme une mutation ou un déplacement à l'étranger par exemple, le locataire ne puisse pas se présenter en personne pour signer le contrat de location, un bail professionnel ou procéder à l'état des lieux en présence du propriétaire. Juridiquement, la signature est une inscription graphique qu'une personne fait de son nom pour affirmer l'exactitude et la sincérité d'un document et en assumer la responsabilité contractuelle. Elle est donc indispensable aux parties pour valider la mise en location du bien. S'il est possible de signer le bail d'une location vide ou meublée par voie postale ou même de manière dématérialisée grâce à la signature électronique qui aura la même force probante que la signature manuscrite (Article 1366 du Code civil), c'est plus compliqué pour l'état des lieux, car même si la présence du locataire n'est pas obligatoire, elle est indispensable dans son intérêt.

En effet, en l'absence d'un avis contradictoire lors de son entrée dans l'appartement ou la maison, le locataire sera réputé avoir pris place dans un logement en bon état et pourrait être contraint de rembourser les travaux de remise en état après son départ ! Afin d'éviter tout litige futur, le plus simple serait alors de mandater une personne de confiance en lui donnant procuration pour la signature du bail et de l'état des lieux du logement. Dans cet article, nous vous apportons des conseils pratiques et un modèle de procuration prêt à l'emploi que vous pourrez télécharger gratuitement au format Word ou PDF afin d'être facilement personnalisés à votre situation.

Exemples de procuration pour un bail locatif au format Word ou PDF

Faire signer le bail ou l'état des lieux d'un logement en son nom

Ce modèle de procuration pour la signature d'un bail de location et la réalisation de l'état des lieux détaille précisément les informations essentielles concernant le mandant et le mandataire, ainsi que les actes autorisés par le mandat. Il permet ainsi de sécuriser juridiquement la délégation de ces formalités immobilières importantes, tout en facilitant leur déroulement en cas d'absence ou d'empêchement du locataire concerné.

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MANDAT DE PROCURATION

Je soussigné(e), Nom et Prénom du Mandant], né(e) le [Date de naissance] à [Lieu de naissance], demeurant à [Adresse complète du Mandant], désigné(e) ci-après comme le MANDANT,

Donne par la présente procuration tous pouvoirs à [Nom et Prénom du Mandataire], né(e) le [Date de naissance] à [Lieu de naissance], demeurant à [Adresse complète du Mandataire], désigné(e) ci-après comme le MANDATAIRE,

Afin de réaliser, en mon nom et pour mon compte, les démarches suivantes :

Signer le bail de location portant sur le logement situé à l’adresse suivante : [Adresse complète du bien loué] ;
Remettre tous les documents justificatifs demandés par le bailleur ou son représentant lors de la signature du contrat de location;
Effectuer et signer l'état des lieux d'entrée relatif au dit logement, en présence du bailleur ou de son représentant légal ;
Émettre, en cas de besoin, des réserves écrites lors de l'état des lieux d'entrée, notamment concernant d’éventuels défauts ou dysfonctionnements constatés dans le logement ;
Prendre possession des clés du logement à la suite de la signature du bail.

Pour accomplir ces missions, le mandataire aura la faculté de signer tous documents et actes nécessaires relatifs au bail, à l'état des lieux et à la remise des clés. Le présent mandat est établi exclusivement pour les actes mentionnés ci-dessus.

Cette procuration pourra être révoquée librement par le mandant ou le mandataire par l'envoi d'une lettre recommandée avec avis de réception à l’autre partie. La révocation prendra effet dès le premier jour ouvré suivant la réception du courrier.

Fait à [Lieu], le [Date]

Le Mandant,
[Nom et Prénom]
Signature précédée de la mention manuscrite « Bon pour pouvoir »

Le Mandataire,
[Nom et Prénom]
Signature précédée de la mention manuscrite « Lu et accepté le pouvoir »

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Comment donner procuration pour la signature d'un bail à un proche ?

La procuration étant un contrat de mandat au sens de l'Article 1984 du Code civil qui peut être fait par un acte authentique devant notaire, sous seing privé ou verbalement (Article 1985) et que l'Article 1988 dispose que le recours à un mandat peut être fait pour les actes d'administration (ce qui est le cas d'une location), il est donc légalement possible de faire une procuration à une personne capable pour se faire représenter lors de la signature du bail et de l'état des lieux. La méthode la plus simple et la plus rapide, c'est de le faire avec une attestation sous seing privé en vous inspirant de votre modèle ci-dessus qu'il conviendra de compléter avec vos informations personnelles et selon les pouvoirs que vous souhaitez déléguer. Voici quelques conseils utiles :

Mentionnez précisément vos coordonnées (nom, prénom, adresse complète, date et lieu de naissance) ainsi que celles de votre mandataire (personne désignée pour agir à votre place).
Indiquez clairement les actes autorisés tels que la signature du bail de location, l'établissement de l'état des lieux entrant ou sortant, ainsi que toute autre formalité associée (remise des clés, relevé des compteurs, etc.).
Mentionnez une date précise de début et de fin de validité afin d'éviter toute ambiguïté quant à la portée temporelle de votre délégation et n'oubliez pas votre signature manuscrite.

Le conseil de l'expert : Si l'agence immobilière refuse d'accepter la procuration, il faudra lui envoyer une lettre recommandée lui rappelant les textes de loi évoqués ci-dessus. En cas de doute sur vos droits, n'hésitez pas à consulter un juriste.

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