Modèle de lettre de réclamation à l'employeur pour une erreur de fiche de paie

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La fiche de paie

En respectant le principe de la périodicité mensuelle (Article L3242-1 du Code du travail), l'employeur est tenu de verser à son salarié la rémunération convenue dans son contrat de travail en contrepartie des tâches qu'il exécute. Son salaire horaire ne peut être inférieur aux dispositions légales et conventionnelles qui s'appliquent dans l'entreprise.

A cette occasion, un bulletin de salaire dématérialisé ou papier reprenant les sommes versées et comportant toutes les mentions obligatoires doit être remis au salarié (Article L3243-2 du Code du travail), sous peine d'une amende pouvant atteindre 450€ par fiche de paie manquante, ainsi que le versement de dommages et intérêt en cas de préjudice subi par le salarié. Au moins une fois par an, l'employeur lui remet le récapitulatif de ses cotisations.

Bien que désormais simplifiée pour une meilleure compréhension, la fiche de paie doit faire apparaitre obligatoirement certaines mentions comme les coordonnées et les identités complètes de l'employeur et du salarié, la convention collective, les éléments de base du contrat de travail, les éléments du salaire, les événements du mois écoulé, les différentes cotisations et contributions sociales ainsi que le net à payer et le net imposable (le détail complet ici).

Le calcul de la paie du mois

Pour établir la paie de son collaborateur, l'employeur doit tenir compte de son salaire brut de base auquel vont s'ajouter toutes les variables du mois comme les jours fériés, les majorations pour ancienneté, les heures supplémentaires, les primes, le travail de nuit, les commissions, les congés payés, les absences, les notes de frais ou encore les avantages en nature, etc. Pour obtenir le net à payer, il déduira les éventuelles retenues au titre des avances et acomptes, les saisies sur salaire, le forfait de la mutuelle, les frais de restauration, ainsi que le montant des cotisations sociales salariales qui s'appliquent.

Parmi toutes ces informations complexes, la personne qui établit la paie peut omettre une information ou saisir un montant erroné. Parfois, il peut s'agir d'une erreur de paramétrage du logiciel de paie ou de l'évolution de la réglementation qui n'a pas été pris en compte. Il est donc très important de bien vérifier chaque mois son bulletin de paie, surtout s'il comporte de nombreuses variables.

Les erreurs de paie

Lorsqu'un salarié s'aperçoit d'une erreur sur sa fiche de paie, il dispose d'un délai de 3 ans pour contester le montant perçu ou l'exactitude de son bulletin de salaire ( Article L3245-1 du Code du travail). En cas de manquements répétés, d'erreurs graves ou d'absence de régularisation par l'employeur, le salarié pourra saisir le Conseil des prud'hommes afin d'en exiger le paiement, majoré des intérêts légaux de retard, voire pour obtenir des dommages et intérêts en cas de préjudice subi.

Mais ce délai de 3ans s'applique également à l'employeur qui pourra réclamer un éventuel trop-perçu ou une insuffisance de cotisation, soit par une retenue sur les prochaines paies dans la limite de 10% du salaire net, par convention amiable ou en derniers recours par une procédure judiciaire.

Comment signaler une erreur sur son bulletin de salaire ?

Pour informer l'employeur de l'existence d'une erreur sur sa fiche de paie, le plus simple est de contacter verbalement sans attendre le service des ressources humaines, dans la majorité des cas cela devrait suffire. Mais en cas de mauvaise foi, d'absence de régularisation rapide ou d'une erreur importante, il est préférable de laisser une trace écrite qui est un préalable avant tout recours contentieux.

C'est pourquoi nous vous suggérons ce modèle de lettre pour signaler une erreur sur votre salaire. Vous adapterez votre courrier en fonction de votre situation et l'expédierez de préférence en recommandé avec A/R. En cas de doute sur vos droits, rapprochez-vous de vos représentants du personnel.

Courriers similaires : Réclamer la remise d'une fiche de paie, Informer l'employeur d'une erreur dans son contrat, Demander une augmentation à son employeur, Refuser la modification d'un élément essentiel de son contrat.

Ces courriers peuvent aussi vous être utiles :

Exemple de courrier pour informer les RH d'un problème dans sa paie du mois

Objet : Erreur dans mon bulletin de salaire

Monsieur le Directeur,

Salarié de votre entreprise en qualité de [métier] au sein du service [nom], je viens de recevoir mon bulletin de paie pour le mois de [mois].

Après l'avoir attentivement consulté, je vous informe que ce dernier comporte un certain nombre d'erreurs.

En effet, et sauf erreur de ma part, [exemple : j'ai constaté que la majoration horaire pour mon travail de nuit n'a pas été prise en compte / j'aurais dû percevoir une prime de 200€ conformément aux dispositions de la convention collective / j'ai relevé que mon ancienneté n'a pas été correctement prise en compte / il y a une erreur dans le calcul de ma cotisation retraite, etc].

Après avoir pris contact avec le service paie, ce dernier m'informe ne pas vouloir faire le nécessaire avant la prochaine paie. Or, je souhaite que la situation soit immédiatement régularisée et que le complément de salaire que j'aurais dû percevoir me soit versé dans les meilleurs délais, et ce, par application des Articles R3243-1 et suivants du Code du travail.

Aussi, je vous saurais de bien vouloir me remettre un nouveau bulletin de salaire. A défaut de quoi, je n'aurais d'autres choix que de saisir le Conseil de prud'hommes [note : seulement en cas de situation très conflictuelle].

Dans cette attente, veuillez agréer, Monsieur le Directeur, à mes salutations distinguées.

Nous vous recommandons aussi ces exemples gratuits :

  1. Exemple de lettre pour signaler une erreur dans sa paie (paiement partiel)
  2. Demander à recevoir sa fiche de paie
  3. Accepter ou refuser un solde de tout compte
  4. Lettre de mise en demeure pour non-paiement du salaire
  5. Réclamer le paiement d'une prime
  6. Demander une avance ou un acompte sur son salaire
  7. Exemple de CV Parfait (téléchargement gratuit)
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A propos de l'auteur
Gael THIRION Auteur de l'article

Passionné d'Internet et après une expérience dans les ressources humaines, Gaël THIRION a créé en 2006 le site Lettres-Gratuites.com. Il propose en collaboration avec des écrivains publics et différents professionnels des modèles de lettres, des CV, des discours types et des documents prêts à l'emploi, mais aussi des conseils de rédaction et des informations pratiques.

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