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Les frais professionnels correspondent à des sommes avancées par le salarié ou assimilé dans le cadre de l'exécution de son contrat de travail. Ils doivent être nécessaires à l'exercice de son activité professionnelle.
Les frais professionnels peuvent être des frais de transports (avion, train, taxi), de déplacement (barème kilométrique, nuits d'hôtel) et de restauration, mais aussi des frais de documentation, vestimentaire, de télétravail, voire de déménagement. N'étant pas des éléments de rémunération, ils ne seront donc pas soumis à cotisations sociales ni à l'impôt sur le revenu.
Les frais professionnels ne sont pas des avantages en nature comme la mise à disposition d'un logement ou d'une voiture de fonction par exemple, qui eux constituent des compléments de rémunération soumis à cotisations. Les modalités de remboursement des frais peuvent être prévues par le contrat de travail ou relevé d'un usage dans l'entreprise.
Note : ne sont pas considérés comme des frais professionnels le fait d'utiliser son véhicule personnel pour se rendre sur son lieu de travail depuis son domicile ou les frais dits de gamelle lorsque le salarié prépare lui-même ses repas pour déjeuner dans les locaux de l'entreprise (sauf exception).
Le dédommagement des frais professionnels peut se faire par remboursement direct des dépenses réelles sur justificatifs (factures, note de frais) ou par versement d'une indemnité forfaitaire périodique ou occasionnelle.
Le remboursement forfaitaire est généralement pratiqué lorsque les frais sont récurrents (cas des commerciaux par exemple), mais ils sont limités selon un montant annuel fixé par l'administration fiscale et qui varie selon la nature des frais. L'employeur n'a pas à justifier ces dépenses, mais il doit être en mesure de démontrer qu'elles sont nécessaires à l'activité professionnelle. En revanche, les dirigeants de l'entreprise ne peuvent pas bénéficier d'une allocation forfaitaire.
Le remboursement au réel n'a pas de limite de montant annuel du moment qu'ils sont supportés par le travailleur salarié, que ce dernier a été contraint d'engager ces frais supplémentaires et qu'il est capable d'en produire les justificatifs.
Normalement pour se faire rembourser ses frais professionnels et avec l'accord de l'employeur ou de son responsable de service, il suffit de transmettre ses justificatifs aux services comptables ou des ressources humaines pour recevoir le remboursement sur son compte (ou sur son bulletin). Mais il peut arriver que ses frais soient oubliés ou pas suffisamment remboursés, dans ce cas il sera nécessaire de faire un rappel à l'employeur.
C'est pourquoi nous vous suggérons ce modèle de lettre pour obtenir le remboursement de ses frais professionnels que vous pourrez facilement adapter. Vous n'oublierez pas de transmettre les justificatifs originaux et en garderez une copie pour vous.
Courriers similaires : Demander une fiche de paie non reçue ou perdue à l'employeur, Obtenir le versement d'une prime d'usage, Dénoncer un solde de tout compte (fin de contrat), Demander à se faire payer ses heures supplémentaires, Réclamer un acompte sur sa prochaine paie.
Objet : Demande de remboursement des frais professionnels
Monsieur le Directeur,
Salarié de votre entreprise en qualité de [métier], dans le cadre de l'exercice de mes fonctions, j'ai été amené à effectuer plusieurs déplacements professionnels.
Avec l'autorisation de mon responsable hiérarchique, je me suis rendu avec mon véhicule personnel à Rennes et Angers la semaine [numéro]. J'ai également pris [nombre] repas et dormi [nombre] nuits à l'hôtel, le total s'élevant à [montant] euros.
Bien que j'ai transmis tous les justificatifs nécessaires au service comptable dès mon retour, je n'ai toujours pas été remboursé à ce jour de ces frais. Or, il s'agit d'une somme assez conséquente pour moi.
C'est pourquoi je vous demande de bien vouloir faire le nécessaire auprès du service concerné afin que je puisse rapidement être remboursé. A cette fin, je vous remets une copie des justificatifs.
En vous remerciant par avance, je vous prie de croire, Monsieur le Directeur, à l'assurance de ma parfaite considération.
