Modèles de lettre à l'employeur pour se faire rembourser ses frais professionnels

Relecture le 03 juillet 2025 par Gaël THIRION © Lettres-Gratuites.com

Les frais professionnels correspondent à des sommes avancées par le salarié dans le cadre de l'exécution de son contrat de travail. Ils doivent être nécessaires à l'exercice de son activité professionnelle. Ils peuvent être des frais de transports (avion, train, taxi), de déplacement (indemnité kilométrique, nuits d'hôtel) et de restauration, mais aussi des frais de documentation, vestimentaire, de télétravail, voire de déménagement et des achats de petits équipements. Les frais professionnels ne sont pas des avantages en nature comme les Tickets Restaurant, la mise à disposition d'un logement ou d'une voiture de fonction par exemple, qui eux constituent des compléments de rémunération soumis à cotisations sociales.

Les modalités de remboursement des frais peuvent être prévues par le contrat de travail ou relevé d'un usage dans l'entreprise. On peut distinguer les remboursements au réel qui correspondent aux dépenses directes supportées par le travailleur salarié qui a été contraint d'engager des frais et dont il peut en produire les justificatifs (factures, note de frais) et les remboursements forfaitaires qui sont pratiqués lorsque les frais sont récurrents, mais ils sont limités selon un montant annuel fixé par l'administration fiscale et qui varie selon la nature des frais (voir ici). L'employeur n'a pas à justifier ces dépenses, mais il doit être en mesure de démontrer qu'elles sont nécessaires à l'activité professionnelle. Dans cet article, nous vous proposons des conseils d'experts ainsi que des modèles de lettres pour demander le remboursement de ses frais professionnels que vous pourrez télécharger gratuitement au format Word ou PDF.

Exemples de lettre pour réclamer un défraiement au format Word ou PDF

1 - Pour des frais de déplacement (indemnité kilométrique, repas, hôtel)

Pour vous aider dans vos démarches, nous vous proposons ci-après un modèle de lettre pour demander le remboursement de ses frais professionnels de déplacement (transport, hôtel, repas, indemnité kilométrique, etc) que vous pourrez facilement adaptés à vos dépenses.

Nous avons aussi un exemple de lettre pour signaler une erreur dans son salaire du mois

Nom et Prénom Adresse postale Code Postal - Ville Téléphone - Email

Nom du destinataire Adresse complète Code Postal - Ville Fait à Ville, le 15 août 2025

Objet : Demande de remboursement des frais professionnels

Monsieur le Directeur,

Salarié de votre entreprise en qualité de [métier], dans le cadre de l'exercice de mes fonctions, j'ai été amené à effectuer plusieurs déplacements professionnels.

Avec l'autorisation de mon responsable hiérarchique, je me suis rendu avec mon véhicule personnel pour des missions à Rennes et à Angers la semaine [numéro]. Ces déplacements ont occasionné les frais suivants :

Frais kilométriques : [nombre] km parcourus avec mon véhicule personnel (5 cv fiscaux)
Restauration : [nombre] repas professionnels
Hébergement : [nombre] nuitées d'hôtel
Autres frais (péages, parking...) : [détail si applicable]

Le montant total des frais engagés s'élève à [montant] euros TTC. Vous trouverez ci-joint l'ensemble des justificatifs originaux ainsi que le formulaire de note de frais dûment complété.

Je vous serais reconnaissant(e) de bien vouloir procéder au remboursement de ces frais sur mon compte bancaire habituel.

En vous remerciant par avance, je vous prie de croire, Monsieur le Directeur, à l'assurance de ma parfaite considération.

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2 - Mail pour des frais avancés pour des achats professionnels

Pour simplifier vos démarches de remboursement, nous mettons à votre disposition un second modèle de lettre spécialement conçu pour les frais avancés liés pour de petits achats professionnels qu'il s'agisse de fournitures administratives, de petits équipements. Téléchargez-le pour l'adapter facilement à vos besoins.

Nous vous recommandons aussi notre modèle de lettre pour demander le paiement des congés payés non pris

Nom et Prénom Adresse postale Code Postal - Ville Téléphone - Email

Nom du destinataire Adresse complète Code Postal - Ville Fait à Ville, le 15 août 2025

Objet : Demande de remboursement de frais professionnels avancés

Madame la Directrice,

Je vous adresse cette lettre afin de solliciter le remboursement des frais professionnels que j’ai avancés dans le cadre de l’achat de petits équipements et de la décoration nécessaires à l’aménagement des bureaux de notre entreprise, conformément à notre accord.

Voici la liste des achats effectués :

Lampes de bureau : 150 € – Achat le [date] chez [Nom du Fournisseur]
Plantes décoratives : 80 € – Achat le [date] chez [Nom du Fournisseur]
Supports pour écrans : 120 € – Achat le [date] chez [Nom du Fournisseur]
Accessoires de rangement : 100 € – Achat le [date] chez [Nom du Fournisseur]

Le total des dépenses s’élève à 450 €. Ces achats ont pour but de rendre notre espace de travail plus agréable et fonctionnel, ce qui, je l’espère, contribuera au bien-être et à la productivité de toute l’équipe.

Vous trouverez ci-joint les copies des factures correspondantes ainsi que le formulaire de remboursement rempli. N’hésitez pas à me contacter si vous avez besoin de plus d’informations ou de documents supplémentaires.

En vous remerciant par avance, je vous prie d’agréer, Madame, à mes salutations distinguées.

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Comment réclamer le remboursement des frais professionnels ?

Normalement pour se faire rembourser ses frais professionnels et avec l'accord de l'employeur ou de son responsable de service, il suffit de transmettre ses justificatifs aux services comptables ou des ressources humaines pour recevoir le remboursement sur son compte (ou sur son bulletin). Mais il peut arriver que ses frais soient oubliés ou pas suffisamment remboursés, dans ce cas il sera nécessaire de faire un rappel à l'employeur. C'est pourquoi nous vous suggérons ici des modèle de lettre ou de mail pour obtenir le remboursement de ses frais professionnels que vous pourrez facilement adapter. Vous n'oublierez pas de transmettre les justificatifs originaux et en garderez une copie pour vous.

Le conseil de l'expert : ne sont pas considérés comme des frais professionnels le fait d'utiliser son véhicule personnel pour se rendre sur son lieu de travail depuis son domicile ou les frais dits de gamelle lorsque le salarié prépare lui-même ses repas pour déjeuner dans les locaux de l'entreprise (sauf exception).

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