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Le ou la secrétaire sténodactylo est un assistant administratif qui effectue toutes les tâches administratives habituelles comme la réception du courrier, la rédaction de document, la prise de rendez-vous, l'accueil physique et téléphonique ou la gestion des plannings selon les besoins de l'entreprise qui l'emploie.
Mais la spécialité de cet assistant administratif, c'est la prise de notes à la volée et la retranscription de divers documents grâce à deux méthodes de saisie rapide : la sténographie et la dactylographie. Ainsi, il peut rédiger un compte-rendu fidèle et détaillé d'une réunion, d'un discours, d'un vote d'une commission, d'un courrier dicté, etc.
Le métier de sténotypiste est peu à peu remplacé par les outils informatiques de transcription assistée par ordinateur, mais la relecture par un professionnel reste indispensable. Ses principales forces sont la rapidité d'exécution, la rigueur, la connaissance du vocabulaire technique propre à son entreprise et des capacités d'attention supérieures à la moyenne.
Métiers similaires : Opérateur de numérisation de documents, Moniteur de saisie, Sectétaire de direction, Assistant dactylographe, Secrétaire polyvalent, Assistant de manager, Secrétaire bilingue.
Selon le secteur d'activité et l'importance de l'entreprise, les dirigeants cherchent différents niveaux de qualification et de compétences pour leurs secrétaires. Le Bac Pro Gestion-Administration ou le BTS Support à l'Action Managériale ou le BUT GACO sont des exemples de formations appréciées.
Dans sa lettre de motivation, le candidat mettra en évidence sa pratique de la sténodactylographie (certificat, nombre de mots à la minute, etc.), sa maitrise des outils bureautiques, la pratique de l'anglais et des qualités telles que la rigueur et le sens de l'organisation ou la réactivité par exemple (25 choses à savoir sur la lettre de motivation avant de l'envoyer).
➤ Vous pouvez aussi vous inspirer de notre exemple de lettre de motivation pour une assistante médicale.
Objet : Candidature au poste d'assistante sténodactylo
Madame [nom],
Faisant suite à votre appel à candidatures concernant le recrutement d'une secrétaire sténodactylo expérimentée, je vous propose mes services.
Secrétaire diplômée d'un BTS Support à l'action managériale, j'ai suivi depuis une formation continue pendant deux ans afin de me spécialiser en sténographie. Ma vitesse de frappe dépasse les 110 mots par minute, ce qui m'assure d'être très efficace dans la prise de note.
Lors de mon précédent emploi, j'étais notamment responsable de la retranscription des réunions publiques pour le compte d'une grande entreprise. J'effectuais aussi les comptes-rendus des débats des négociations annuelles obligatoires. Ces missions où de nombreux intervenants prenaient la parole étaient très intenses, mais surtout très formatrices.
Outre la rédaction de courrier et l'accueil téléphonique, je suis aussi à l'aise avec les logiciels de bureautique. Je peux également me prévaloir d'une excellente connaissance des règles d'orthographe et de grammaire aussi bien en français qu'en anglais.
Souriante, ponctuelle et dynamique, je mets toujours un point d'honneur à donner une bonne image de l'entreprise.
Dans l'espoir de vous rencontrer prochainement afin d'approfondir ma candidature, je vous prie de recevoir, Madame [nom], mes salutations les plus respectueuses.
