Modèle de lettre pour réserver un emplacement dans un salon d'exposition

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L'intérêt des foires et des salons

Les foires d'exposition, les salons et autres forums permettent aux entreprises de faire connaitre leurs activités, d'accroitre leur visibilité et de procéder à une démonstration de leurs nouveaux produits, mais aussi de nouer des contacts pour enrichir leurs réseaux professionnels.

Ces types de manifestations sont régulièrement organisées dans toute la France, il existe des salons dans un peu près tous les domaines imaginables et à destination de tous les publics (particuliers, professionnels, retraités, chômeurs, etc). Si certains se concentrent essentiellement sur le bassin de population dans lequel il se déroule (foire agricole régionale, forum de l'emploi), d'autres ont une portée internationale et sont de véritables événements médiatisés (salon de l'automobile, concours Lépine salon de l'agriculture, congrès de l'environnement).

Evidement pour qu'il ait un intérêt économique et commercial, le salon visé doit s'adresser avant tout au même public que l'entreprise et avoir un retour sur investissement potentiellement intéressant. C'est aussi une bonne occasion d'observer directement la concurrence à l'œuvre et de recueillir les avis des consommateurs sur ses produits.

Le choix et la taille de l'emplacement sont aussi très importants, c'est lui qui donnera toute la visibilité au stand lors de l'événement et donc le succès de l'opération commerciale. Une place dans l'allée centrale ou près des servitudes offrira une meilleure exposition que le dernier emplacement tout au fond d'une salle sans issue .... Pour maximiser les chances d'obtenir un emplacement premium, il vaut mieux s'y mettre le plus tôt possible en confirmant sa réservation à l'organisateur.

Comment réserver une place ou un stand dans une foire ou un salon ?

Les modalités de réservation sont propres à chaque événement, d'ailleurs la majorité se fait en remplissant un formulaire par internet, mais il est toujours possible de réserver avec un dossier papier. Etant donné les enjeux, il peut être également judicieux de confirmer sa réservation par une lettre recommandée afin de pouvoir se retourner contre l'organisateur en cas de problème avec la réservation ou d'un éventuel litige sur l'emplacement.

Ci-dessous, nous vous suggérons un modèle de lettre pour confirmer la réservation d'un emplacement qu'il vous sera facile d'adapter en le téléchargeant gratuitement au format Word.

➤ Retrouvez aussi notre exemple de lettre pour inviter un bon client à un salon ou à une foire d'exposition

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Exemple de courrier pour demander une place de stand ou de marché

Objet : Confirmation de réservation - LRAR

Madame, Monsieur,

Faisant suite à notre rendez-vous du [date], nous vous confirmons l'inscription de l'entreprise [Nom] pour la foire-exposition / le salon [Nom] que vous organisez le [date] à [ville].

Lors de cet événement, nous souhaitons disposer d'un emplacement de [nombre] m² situé dans l'allée centrale du bâtiment [Nom], ainsi que la mise à disposition d'une connexion Internet et d'un raccordement électrique de 32 ampères indispensable pour la démonstration de nos produits.

Pour ce faire, vous trouverez en accompagnement un chèque d'acompte d'un montant de [montant] euros conformément à vos conditions générales de vente.

Merci de nous confirmer au plus vite cette réservation et de nous communiquer le plan détaillé de notre espace ainsi qu'un descriptif de l'organisation générale du salon / de la foire.

Dans cette attente, nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, à nos respectueuses salutations.

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