Modèles de mail pour confirmer une location saisonnière ou un séjour

Relecture le 22 octobre 2025 par Gaël THIRION © Lettres-Gratuites.com

Au cœur de la grisaille hivernale, c'est le moment idéal pour commencer à planifier vos prochaines vacances. Et quel meilleur moyen de se détendre et d'échapper à la routine quotidienne que de réserver un séjour dans un lieu de villégiature ? Que vous soyez à la recherche d'une escapade tranquille en bord de mer sous le soleil, d'animations familiales dans un camping, de volupté dans un hôtel chic, de la convivialité d'une chambre d’hôtes ou d'une aventure sportive pleine d'action à la montagne, il y a forcément un lieu quelque part qui vous convient. Alors, pourquoi attendre ?

Afin de pouvoir confirmer une réservation, le loueur qu'il soit un prestataire professionnel ou un particulier demande généralement une confirmation écrite ou la signature d'un contrat de location ainsi qu'un premier versement de l'ordre de 15 à 25% du prix total de la prestation. Mais avant de signer le contrat ou de confirmer sa réservation par courrier ou par mail, il faut vérifier si le premier règlement correspond à un acompte ou à des arrhes. La distinction est très importante, car les conséquences juridiques ne seront pas les mêmes en cas d'annulation des vacances.

Dans cet article, nous vous expliquons comment confirmer une réservation, les précautions à prendre et nous mettons à votre disposition des modèles de lettre ou de mail pour confirmer une location saisonnière ou un séjour. Nos exemples sont à télécharger gratuitement au format Word ou PDF pour plus de praticité.

Exemples pour réserver des vacances avec ou sans arrhes (Word ou PDF)

1 - Mail de confirmation d'une réservation avec versement des arrhes

Ce modèle de courrier ou de mail permet à un vacancier de confirmer par écrit une réservation de location saisonnière ou de séjour, à la suite d’un accord préalable (téléphonique, en ligne ou par échange de courriels). Il formalise les conditions convenues comme la période de location, le montant des arrhes ou de l’acompte. Ce document est également l’occasion de demander une confirmation écrite du loueur pour prévenir tout malentendu sur la réservation ou les prestations choisies. Ce modèle peut être utilisé aussi bien pour une maison de vacances, un gîte, un appartement ou tout autre hébergement touristique.

Nous avons aussi un exemple de contrat pour confirmer un échange de maison entre particuliers

Nom et Prénom Adresse postale Code Postal - Ville Téléphone - Email

Nom du destinataire Adresse complète Code Postal - Ville Fait à Ville, le 24 octobre 2025

Objet : Confirmation de notre réservation de vacances - LRAR

Monsieur,

À la suite de notre conversation téléphonique de ce jour, je vous confirme notre souhait de réserver votre appartement de vacances situé à [adresse complète] pour la période du [date et heure d’arrivée] au [date et heure de départ], au prix de [montant] euros, hors taxe de séjour.

A toutes fins utiles, nous vous rappelons que nous avons également choisi de bénéficier de [préciser si vous avez pris des options spécifiques : linge de lit, activités sportives, ménage de fin de séjour, etc].

Nous vous confirmons avoir effectué un virement bancaire d’un montant de [montant] euros correspondant aux arrhes convenues pour cette réservation. Le solde sera réglé le jour de notre arrivée, selon les modalités convenues.

Je vous serais reconnaissant de bien vouloir me confirmer par écrit la bonne réception de cette demande ainsi que les conditions de notre réservation.

Dans cette attente, veuillez agréer, Monsieur, à l'assurance de mes salutations distinguées.

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2 - Confirmer un séjour organisé auprès d’une agence de voyages

Ce modèle de lettre est destiné à confirmer un séjour organisé auprès d’une agence de voyages. Notre exemple permet de formaliser la réservation d’un circuit, d’un voyage à forfait ou d’un séjour tout compris, après réception du devis ou du contrat. Il vise aussi à obtenir un accusé de réception écrit de l’agence.

Nous vous recommandons aussi notre exemple de mail pour annuler des vacances à l'amiable et obtenir un remboursement

Nom et Prénom Adresse postale Code Postal - Ville Téléphone - Email

Nom du destinataire Adresse complète Code Postal - Ville Fait à Ville, le 24 octobre 2025

Objet : Confirmation de notre réservation de séjour - [nom de la destination]

Madame, Monsieur,

Faisant suite à votre devis n° [numéro du devis ou de la commande] et à nos échanges du [date], je vous confirme par la présente ma réservation pour le séjour organisé à [nom de la destination ou du circuit] prévu du [date de départ] au [date de retour] au tarif global de [montant] euros pour [nombre de participants].

Conformément aux conditions indiquées dans votre proposition, je vous adresse ce jour un règlement de [montant] euros correspondant aux [arrhes / à l’acompte] demandés pour la validation de la réservation. Le solde sera réglé selon les modalités prévues au contrat de voyage.

Je vous remercie de bien vouloir me faire parvenir la confirmation écrite de cette réservation, ainsi que les documents afférents au séjour (contrat, facture, programme détaillé, assurance, etc.), afin de finaliser le dossier dans les meilleurs délais.

Dans l’attente de votre retour, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, à mes salutations distinguées.

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Pourquoi et comment confirmer un séjour ?

Même si le contrat ne l’impose pas, confirmer sa réservation par écrit reste une précaution contre un éventuel désistement du loueur, notamment lorsqu’aucun acompte n’a encore été versé. En effet, si un contrat oral a bien une valeur juridique équivalente à un écrit (Articles 1101 et suivants du Code civil), il sera souvent difficile d’en rapporter la preuve devant un tribunal judiciaire pour en obtenir l’exécution ou la réparation du préjudice en cas de non-respect.

Lorsque le contrat mentionne expressément le terme « acompte », cela signifie que la réservation est ferme et engage définitivement les deux parties. En cas d’annulation, le client peut être tenu d’indemniser le loueur, sauf cas de force majeure ou d'accord amiable. En revanche, si rien n’est précisé, le versement effectué est présumé constituer des arrhes : le consommateur peut renoncer à sa réservation, mais perdra la somme versée. Si la rupture émane du loueur professionnel, celui-ci devra restituer le double du montant perçu (Article L214-1 du Code de la consommation) ou, pour un loueur particulier, selon les règles prévues à l’Article 1590 du Code civil.

Pour confirmer une réservation, la méthode la plus sûre reste l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception. À défaut, un courriel avec accusé de lecture ou un message électronique horodaté peuvent constituer un commencement de preuve. D’ailleurs, la loi reconnaît aujourd’hui la validité juridique des contrats conclus et confirmés par voie électronique (article 1127-2 du Code civil), y compris pour les locations saisonnières effectuées sur des plateformes en ligne.

Afin d'éviter tout malentendu, veillez à indiquer précisément dans votre confirmation :

Les dates exactes du séjour ;
Le montant versé et s’il correspond à un acompte ou des arrhes ;
Les conditions d’annulation et de remboursement ;
Les coordonnées complètes du loueur et du locataire ;
Et toute autre clause particulière de votre accord.

Le conseil de l'expert : dans votre confirmation, vous pouvez également joindre une copie du contrat ou de l’annonce afin de lever toute ambiguïté sur les termes de la réservation.

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