Modèles de lettre pour demander une indemnisation à une compagnie aérienne

Relecture le 22 octobre 2025 par Gaël THIRION © Lettres-Gratuites.com

Depuis la Convention de Montréal de 1999, le Décret n°2004-578 du 17 juin 2004 et le Règlement européen n° 261/2004, la réglementation du transport aérien international a été harmonisée et considérablement renforcée afin de mieux protéger les droits des passagers.

Toutes les compagnies aériennes opérant un vol au départ d’un aéroport situé dans l’Espace économique européen ou la Suisse, quelle que soit leur nationalité, sont tenues de respecter les droits des voyageurs comme Air France, KLM, Lufthansa, British Airways, EasyJet, Singapore Airlines, Emirates, American Airlines, Ryanair par exemple.

Ainsi, en cas de retard, d’annulation, de correspondance manquée ou de refus d’embarquement pour cause de surbooking, les passagers peuvent, sous certaines conditions, obtenir une indemnisation financière, le remboursement de leur billet d’avion ainsi que la prise en charge de leurs frais de restauration, d’hébergement, de transfert jusqu’au prochain vol ou de rapatriement.

Pour faire valoir vos droits, il est essentiel de bien connaître les démarches administratives, les délais légaux et les recours possibles. Dans cet article, nos experts vous expliquent comment demander une indemnisation à une compagnie aérienne après un retard ou une annulation de vol, tout en vous proposant des modèles de lettres de réclamation personnalisables à télécharger gratuitement au format Word ou PDF.

Exemples de lettre de réclamation après un vol retardé ou annulé (Word ou PDF)

1 - Demander une indemnité après l'annulation du vol

Ce premier modèle de lettre permet à tout passager victime d’une annulation de vol de réclamer une indemnisation financière et le remboursement de son billet d’avion auprès de la compagnie aérienne. Il peut être utilisé aussi bien pour un vol intérieur qu’international, quelle que soit la compagnie concernée, dès lors que le vol devait partir d’un aéroport situé dans l’Union européenne (ou arriver dans l’UE avec un transporteur européen). Cette lettre type évoque les principaux droits des passagers aériens et rappelle à la compagnie son obligation d’indemniser en cas d’annulation non justifiée par des circonstances exceptionnelles.

Nom et Prénom Adresse postale Code Postal - Ville Téléphone - Email

Nom du destinataire Adresse complète Code Postal - Ville Fait à Ville, le 24 octobre 2025

Objet Demande d'indemnisation pour vol annulé - LRAR

Madame, Monsieur,

Le [date du vol], je devais effectuer le vol [numéro du vol] au départ de [aéroport de départ] à destination de [aéroport d’arrivée]. À mon arrivée à l’aéroport, j’ai été informé(e) de l’annulation de ce vol à la dernière minute, sans notification préalable suffisante de votre part.

Cette annulation a entraîné [une perte de temps importante / des frais supplémentaires liés à l’hébergement, aux repas et au transport]. Conformément aux dispositions du Règlement (CE) n° 261/2004, je vous demande le remboursement intégral de mon billet, ainsi que le versement de l’indemnité forfaitaire de 250€ / 400€ / 600€ prévue à l’Article 7 correspondant à la distance du vol.

Je vous saurais gré de bien vouloir procéder à ce remboursement dans les plus brefs délais et de m’informer par retour de courrier ou par courriel des suites que vous entendez donner à ma demande.

À défaut de réponse, je me verrai contraint(e) de faire un signalement à la Direction Générale de l’Aviation Civile (DGAC) et de saisir le Médiateur du Tourisme et du Voyage pour faire valoir mes droits.

Vous trouverez ci-joint la copie de mon billet et de ma confirmation de réservation,  les justificatifs de frais engagés (hébergement, repas, transport, etc.) et les différents échanges intervenus avec votre service client.

Dans l’attente d’une réponse de votre part, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, à mes salutations distinguées.

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2 - Demander une indemnité après un retard de vol

Ce deuxième modèle de lettre permet à un passager ayant subi un retard de vol important de formuler une demande d’indemnisation et de remboursement des frais engagés auprès de la compagnie aérienne. Il s’adresse à toute personne dont le vol a été retardé de plus de trois heures à l’arrivée ou qui a dû supporter des dépenses supplémentaires à la suite d’une mauvaise prise en charge. La lettre rappelle les droits reconnus aux voyageurs par le Règlement (CE) n° 261/2004 et s’adapte aux vols intérieurs ou internationaux, compagnies européennes ou étrangères opérant depuis un aéroport de l’Union européenne.

Nom et Prénom Adresse postale Code Postal - Ville Téléphone - Email

Nom du destinataire Adresse complète Code Postal - Ville Fait à Ville, le 24 octobre 2025

Objet: Réclamation vol numéro : [numéro] - LRAR

Madame, Monsieur,

Je devais voyager sur le vol n° [numéro du vol] assuré par votre compagnie au départ de [ville de départ] et à destination de [ville d’arrivée]. Initialement programmé à [heure prévue], ce vol est finalement arrivé à destination avec un retard total de [nombre d’heures] par rapport à l’horaire initialement prévu.

Ce retard a profondément perturbé le bon déroulement de mon voyage et a entraîné plusieurs désagréments. J’ai notamment [manqué une correspondance / dû réserver un hébergement d’urgence / engager des frais de restauration et de transport / annuler un rendez-vous professionnel important]. Ces contretemps ont occasionné à la fois une perte de temps et des dépenses imprévues dont je sollicite aujourd’hui le remboursement.

Aussi, le retard étant de plus de 3 heures et conformément au Règlement (CE) n° 261/2004 relatif à l’indemnisation et à l’assistance des passagers aériens, je vous demande le versement de l’indemnité forfaitaire correspondant à la distance du trajet, soit 250€ / 400€ / 600€ dans ma situation.

Vous trouverez en pièces jointes tous les justificatifs nécessaires et à défaut d'un accord rapide, je n'aurais d'autres choix que saisir le Médiateur Voyage Tourisme dont vous êtes adhérent.

Je vous saurais gré de bien vouloir procéder à ces règlements dans les meilleurs délais et de me confirmer, par retour de courrier ou de courriel, la suite donnée à ma demande.

Dans cette attente, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, mes sincères salutations.

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3 - Réclamer le remboursement des frais de retard (nuit d'hôtel et repas)

Ce modèle de lettre s’adresse aux passagers aériens ayant subi un retard de vol ou une correspondance manquée ayant entraîné des frais supplémentaires comme l'hébergement, la restauration, le transport, etc. Même lorsque l’indemnité forfaitaire n’est pas applicable, le voyageur conserve le droit d’obtenir le remboursement des dépenses engagées durant l’attente du vol suivant si les conditions sont réunies.

Nom et Prénom Adresse postale Code Postal - Ville Téléphone - Email

Nom du destinataire Adresse complète Code Postal - Ville Fait à Ville, le 24 octobre 2025

Objet : Demande de remboursement des frais engagés à la suite d’un retard de vol

Madame, Monsieur,

Je souhaite porter à votre attention les désagréments occasionnés par le retard de mon vol [numéro du vol] du [date] au départ de [aéroport de départ] et à destination de [aéroport d’arrivée] qui m'a fait manquer ma correspondance.

N'ayant pu rejoindre ma destination finale que le lendemain, j'ai été contraint(e) de passer la nuit à [ville ou hôtel] et j'ai dû engager des dépenses imprévues pour mon hébergement, mes repas, ainsi que pour mes déplacements en taxi entre l'aéroport et l'hôtel.

Au regard de l’obligation d’assistance prévue par le règlement européen CE 261/2004, je vous demande de bien vouloir procéder au remboursement de ces frais dans les meilleurs délais, soit un total de [montant] euros dont vous trouverez ci-joint tous les justificatifs.

Je reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire ou tout document supplémentaire qui pourrait faciliter le traitement de ma demande.

Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, à mes salutations distinguées.

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4 - Dénoncer un surbooking et réclamer une indemnisation

Le surbooking ou surréservation est une pratique courante parmi les compagnies aériennes qui consiste à vendre plus de billets d'avion que de places disponibles dans l'avion pour s'assurer du bon remplissage de leurs lignes au risque de devoir refuser l'embarquement à certains passagers. Si cette situation devait arriver, la compagnie doit dans un premier temps faire appel à des volontaires en échange de certaines compensations négociées. Dans tous les cas, elle tenue au minimum à l'obligation d'assistance et à l'indemnisation réglementaire pour les vols retardés et annulés.

Ci-dessous un modèle de lettre pour demander une indemnisation après un refus d'embarquement lié à un surbooking.

Nom et Prénom Adresse postale Code Postal - Ville Téléphone - Email

Nom du destinataire Adresse complète Code Postal - Ville Fait à Ville, le 24 octobre 2025

Objet : Demande d'indemnisation pour surréservation - LRAR

Madame, Monsieur,

Le [date], j’ai réservé un billet pour le vol n° [numéro du vol] au départ de [ville de départ] et à destination de [ville d’arrivée] prévu à [heure de départ]. À mon arrivée à l’aéroport, j’ai eu la très désagréable surprise de me voir refuser l’embarquement en raison d’une surréservation de la part de votre compagnie.

Je vous précise que je n’ai à aucun moment renoncé volontairement à ma place et que ce refus d’embarquement a entraîné un report de mon voyage, des dépenses supplémentaires et une perte de temps inacceptable. Conformément au Règlement (CE) n° 261/2004, je vous demande donc le remboursement intégral du billet non utilisé, ainsi que le versement de l’indemnité forfaitaire de 250€ / 400€ / 600€.

Je joins à ce courrier les copies de mon billet, de la carte d’embarquement, ainsi que des justificatifs de frais engagés (repas, hébergement, transport) durant l’attente du vol de remplacement.

Je vous saurais gré de bien vouloir procéder à ce remboursement et au versement de l’indemnisation dans les meilleurs délais, et de me confirmer par retour de courrier ou de courriel la suite donnée à ma demande.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, à l'expression de mes sentiments distingués.

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Comment réclamer l'indemnité de retard ou d'annulation pour un vol ?

Indemnisation en cas de vol retardé

Le droit à indemnisation pour un vol retardé dépend de la distance parcourue et du retard constaté à l’arrivée à destination. Selon le Règlement (CE) n° 261/2004 et la jurisprudence de la CJUE, les passagers ont droit à une compensation forfaitaire lorsque le retard à l’arrivée atteint au moins 3 heures, sauf circonstances extraordinaires.

Les montants d’indemnisation sont les suivants :

250 € pour les vols de 1 500 km ou moins ;
400 € pour les vols intra-UE de plus de 1 500 km et pour les vols compris entre 1 500 km et 3 500 km hors UE ;
600 € pour les vols de plus de 3 500 km.

Ces montants sont dus même si le billet a été acheté à un tarif inférieur. Lorsque le retard dépasse 5 heures, le passager peut renoncer à son voyage et obtenir le remboursement intégral de son billet ou celui du vol retour si la correspondance devient inutile.

Indépendamment du droit à indemnisation, la compagnie aérienne doit apporter une assistance gratuite à ses passagers dès un certain retard qui varie selon la distance du vol :

A partir de 2 heures pour les vols de 1 500 km ou moins ;
A partir de 3 heures pour les vols intra-UE de plus de 1 500 km et les vols entre 1 500 km et 3 500 km hors UE;
A partir de 4 heures pour les vols de plus de 3 500 km.

Cette assistance comprend des repas et rafraîchissements adaptés à la durée d’attente, deux communications gratuites (appels ou courriels), ainsi qu’un hébergement à l’hôtel et les transferts nécessaires lorsque le vol ne peut être effectué avant le lendemain.

Enfin, aucune indemnisation n’est due lorsque le retard est causé par des circonstances extraordinaires échappant au contrôle de la compagnie, telles que des conditions météorologiques extrêmes, la fermeture de l’espace aérien, une urgence médicale ou une grève des contrôleurs aériens. En revanche, les grèves internes du personnel (pilotes, hôtesses, stewards, agents au sol) ne constituent pas en principe de telles circonstances et peuvent donc ouvrir droit à indemnisation, selon la jurisprudence européenne.

Indemnisation en cas de vol annulé

Lorsqu’un vol est annulé, les passagers disposent des mêmes droits que dans le cas d’un vol fortement retardé. Ils peuvent ainsi prétendre à une indemnisation forfaitaire dans les mêmes conditions, sauf si l’annulation résulte de circonstances exceptionnelles indépendantes de la compagnie aérienne (conditions météo, fermeture de l'espace aérien, grève des contrôleurs, etc).

En outre, le transporteur doit proposer au passager l’un des choix suivants :

Le remboursement intégral du billet dans un délai maximum de 7 jours ;
Ou un réacheminement vers la destination finale dans des conditions comparables, dès que possible ou à une date ultérieure convenue avec le voyageur.

L’indemnisation est due si la compagnie n’a pas informé le passager de l’annulation suffisamment tôt. Elle n’est pas applicable lorsque :

Le passager a été prévenu au moins 14 jours avant le départ prévu ;
Ou entre 7 et 14 jours avant, mais qu’un vol de remplacement a été proposé avec un départ avancé de 2 heures maximum et une arrivée retardée de 4 heures au plus ;
Ou moins de 7 jours avant, à condition que le nouveau vol parte au maximum 1 heure plus tôt et arrive au plus 2 heures plus tard que le vol initial.

En cas d’attente avant un vol de remplacement, la compagnie reste tenue de fournir une assistance gratuite : repas, rafraîchissements, deux communications (appels ou courriels), hébergement et transferts si le vol est reporté au lendemain. Si le passager refuse le réacheminement, le billet doit être remboursé intégralement.

Comment formuler sa demande d'indemnisation ?

Si vous remplissez les conditions pour obtenir une indemnisation, la première étape consiste à adresser une réclamation écrite à la compagnie aérienne concernée dans les 3 à 5 ans à compter de la date du vol initialement prévu (selon les pays). Elle peut être formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou via le formulaire de réclamation en ligne proposé par la compagnie. Votre dossier doit être complet :

Rappelez les références complètes du vol : date, numéro, aéroports de départ et d’arrivée, motif du retard ou de l’annulation, durée exacte du retard.
Indiquez le nombre de passagers concernés et mentionnez, si besoin, les autres voyageurs de la même réservation.
Précisez le montant de l’indemnisation applicable selon la distance du vol, ainsi que vos coordonnées bancaires pour le versement.
Joignez tous les justificatifs utiles : billets, cartes d’embarquement, factures de frais supplémentaires, échanges avec le service client, etc.

Si la compagnie aérienne ne répond pas sous un délai raisonnable (généralement 2 mois) ou refuse l’indemnisation, vous pouvez faire un signalement auprès de la Direction générale de l’aviation civile (DGAC) ou déposer un recours gratuit auprès du Médiateur Tourisme et Voyage (MTV) pour les compagnies adhérentes.

Le conseil de l'expert : en dernier recours, si aucune solution amiable n’aboutit, vous pourrez saisir le tribunal judiciaire du lieu du départ ou de l’arrivée du vol. Conservez toutes les preuves écrites : elles seront essentielles pour appuyer votre dossier !

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