Modèles de lettre ou de mail pour annuler une réservation de vacances

Relecture le 22 octobre 2025 par Gaël THIRION © Lettres-Gratuites.com

Pour confirmer la réservation de vos prochaines vacances ou d’une location saisonnière, il est fréquent que le propriétaire ou l’agence vous demande de verser une somme à l’avance (acompte ou arrhes). Ces deux notions n’ont pas les mêmes effets en cas d’annulation de votre séjour.

Vous avez réservé un séjour à la mer, à la montagne ou dans un gîte rural et un imprévu vous oblige à revoir vos plans ? Qu’il s’agisse d’une location saisonnière sur Airbnb, d’un hôtel réservé en ligne ou d’un voyage organisé avec une agence, les modalités pour annuler votre réservation et obtenir un remboursement peuvent être très différentes selon le type de contrat et le motif du désistement (force majeure, annulation du vol, maladie, etc).

Dans cet article, nous vous proposons des conseils pratiques et des modèles de lettre ou de mail pour annuler une location saisonnière ou une réservation d’hébergement. Nos exemples sont à télécharger gratuitement au format Word ou PDF afin d'être facilement adaptés à votre situation.

Exemples de mail pour se désister d'une réservation de vacances (Word ou PDF)

1 - Annulation d'une location saisonnière (juste motif ou force majeure)

Lorsqu’un événement grave ou imprévisible empêche de maintenir un séjour prévu, il est nécessaire d’informer le propriétaire de la location saisonnière dans les plus brefs délais. Le modèle ci-dessous permet de notifier l’annulation d’une réservation pour un motif légitime ou de force majeure. Il convient à une maison de vacances, un gîte, une chambre d’hôtes ou un appartement de location courte durée, et peut être adapté selon que vous aviez versé des arrhes ou un acompte lors de la réservation.

Nous vous recommandons aussi notreexemple de lettre pour l'assurance annulation de sa carte bancaire (Visa, MasterCard, Amex)

Nom et Prénom Adresse postale Code Postal - Ville Téléphone - Email

Nom du destinataire Adresse complète Code Postal - Ville Fait à Ville, le 30 octobre 2025

Objet : Annulation de notre réservation de vacances - LRAR

Madame,

Le [date], nous avons réservé l'une de vos chambres d'hôtes situées à [Ville] pour la période du [date] au [date]. Pour ce faire, nous vous avons versé un chèque d'arrhes d'un montant de [montant] / un acompte de [montant] euros.

Malheureusement, de graves problèmes personnels nous obligent à annuler cette réservation. En effet, mon conjoint ayant été victime d'un accident de travail / a été licencié de son emploi, nous ne pourrons pas prendre de vacances cette année.

Nous savons que vous êtes en droit de ne pas nous rembourser les sommes avancées, mais compte tenu de ce motif indépendant de notre volonté et imprévisible et du délai de prévenance suffisamment important, il vous sera possible de retrouver facilement de nouveaux vacanciers.

A ce titre, nous sollicitons votre bienveillance afin que vous acceptiez de nous restituer nos arrhes / notre acompte dont nous avons grandement besoin à ce jour. A toutes fins utiles, vous trouverez ci-joint un document attestant de la situation.

En vous remerciant par avance, je vous prie de croire, Madame, à mes salutations les plus sincères.

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2 - Annulation d'une réservation de camping et demande de remboursement

Lorsque vous devez renoncer à un séjour réservé dans un camping, il est important d’en informer rapidement le gestionnaire afin de limiter les frais éventuels et de tenter d’obtenir un remboursement partiel ou total des sommes versées. Le modèle de lettre ou de mail ci-dessous vous permet d’annuler la réservation, tout en respectant les usages de la location saisonnière. Il peut être adapté selon la nature du versement effectué (arrhes ou acompte) et selon les conditions d’annulation précisées dans votre contrat de réservation.

Nous vous recommandons aussi notre modèle de lettre de mise en demeure de restituer le dépôt de garantie d'une location saisonnière

Nom et Prénom Adresse postale Code Postal - Ville Téléphone - Email

Nom du destinataire Adresse complète Code Postal - Ville Fait à Ville, le 30 octobre 2025

Objet : Annulation de ma réservation de camping et demande de remboursement

Madame, Monsieur,

Je suis dans l’obligation d’annuler la réservation que j’avais faite auprès de votre établissement pour un séjour au camping du [date d’arrivée] au [date de départ], sous la référence [numéro de réservation].

En effet, en raison de [motif de l’annulation : problème de santé, empêchement professionnel, événement familial, etc.], je suis contraint(e) de renoncer à ce séjour. Ayant versé [montant] euros à titre de [arrhes/acompte], je souhaiterais savoir s’il est envisageable d’obtenir le remboursement du montant versé ou un report de la réservation pour la prochaine saison, surtout si vous pouvez relouer l’emplacement entre-temps.

Je reste bien entendu à votre disposition pour fournir tout justificatif utile ou pour trouver avec vous une solution amiable.

Je vous remercie de votre compréhension et vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, à mes salutations respectueuses.

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Comment annuler une réservation de vacances et demander un remboursement ?

Avant toute démarche, commencez par vérifier les conditions d’annulation mentionnées dans votre contrat ou sur la plateforme de réservation. Ces clauses précisent souvent les délais à respecter, les pénalités éventuelles et les conditions de remboursement selon la date d’annulation. Si la somme versée est clairement qualifiée d’acompte, la réservation devient ferme : en cas d’annulation à votre initiative, le loueur peut exiger le paiement du prix total du séjour, sauf s’il parvient à relouer le bien à un autre vacancier ou si vous justifiez d’un cas de force majeure. Dans le cas inverse, si c’est le propriétaire qui annule la location, vous pouvez demander réparation du préjudice subi, voire des dommages et intérêts.

En revanche, lorsque le contrat ne mentionne pas expressément le versement d’un acompte, les sommes avancées sont réputées être des arrhes au sens de l’Article L214-1 du Code de la consommation. Cela signifie que chaque partie peut se désister librement de la réservation : si vous êtes à l’origine de l’annulation, vous perdez simplement le montant versé ; si c’est le loueur qui se rétracte, il doit vous restituer le double des arrhes, sauf cas de force majeure ou disposition contractuelle contraire.

Dans tous les cas, il est recommandé de prévenir le loueur ou l’agence le plus tôt possible. Une bonne communication peut faciliter la recherche d’un arrangement à l’amiable, notamment lorsque le propriétaire parvient à relouer le bien sur la même période. Vous pouvez alors négocier un remboursement partiel ou total de la somme versée, même si la loi ne l’impose pas.

Enfin, si votre annulation repose sur un événement imprévisible et irrésistible comme une maladie grave, un sinistre, une impossibilité matérielle de voyager ou une catastrophe naturelle, vous pouvez invoquer un cas de force majeure (Article 1218 du Code civil). Dans ce cas, la résiliation du contrat sans frais ni pénalité est justifiée, à condition d’apporter des preuves concrètes du motif invoqué (certificat médical, justificatif d’annulation de transport, etc.).

Le conseil de l'expert : l’annulation d’une réservation de vacances doit toujours s’appuyer sur le contrat initial et la nature du versement (arrhes ou acompte). En cas de désaccord ou de refus de remboursement, un recours auprès d’un médiateur de la consommation ou une saisine du tribunal judiciaire peut être envisagé.

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