L'invitation, au sens littéral du terme, est le fait de proposer à une personne de se joindre à un événement particulier et dont les usages sont codifiés par des règles de politesse (noms des invités, présence des enfants, délai de prévenance, etc). Elle peut prendre la forme d'une lettre, d'un faire-part ou d'un carton.
L'invitation doit préciser l'objet ou le contexte de l'événement (fête d'anniversaire, mariage, réception, pendaison de crémaillère, événement culturel ou sportif, inauguration, etc) et bien sûr le lieu, la date et l'adresse. Accessoirement, elle peut également préciser un code vestimentaire (ou dress code), un plan d'accès, des dispositions particulières et les modalités de réponse.
Evidement, au sens large, l'invitation peut être beaucoup moins formelle et se faire oralement, pas SMS, sur les réseaux sociaux ou par email par exemple. Mais dans tous les cas, lorsqu'une personne reçoit une invitation, la moindre des politesses est de répondre à l'organisateur ou à l'expéditeur dès que possible.
Lorsque l'invitation précise une date de réponse, souvent abrégé "RSVP avant le [date], pour "Répondez S'il Vous Plaît", il est courtois de respecter cette date pour faire connaitre sa réponse, et en l'absence de précision, il faut le faire dès qu'on est en mesure de confirmer sa présence, de prévenir de son absence ou de la décliner poliment.
Ci-après nous vous proposons des modèles de texte pour faire une réponse défavorable à une invitation selon différents contextes (réception formelle, pendaison de crémaillère, fête entre amis) et différents motifs (absence pour raison personnelle ou motif professionnel) que vous pourrez facilement adapter à votre situation. D'une manière générale, il n'est pas utile d'en faire de trop du moment que la réponse est claire et respectueuse.
➤ Retrouvez également notre exemple de texte pour confirmer sa présence à une soirée
Chère amie,
Votre invitation à votre anniversaire m'a beaucoup émue et croyez-moi que c'est avec un grand regret que je ne pourrai m'y rendre. En effet, j'ai déjà un engagement pour cette date que je ne peux annuler.
Je serai tout de même avec vous par la pensée en ce jour spécial.
En espérant vous revoir prochainement, je vous souhaite d'ores et déjà un très joyeux anniversaire.
Amicalement,
Votre sincère amie
Tom,
J'ai bien reçu ton invitation pour ta pendaison de crémaillère et je suis très touché que tu aies pensé à moi.
Malheureusement, je suis déjà engagé ce soir-là, nous sommes invités au mariage de mon cousin.
Ma présence est d'autant plus indispensable que je suis son témoin.
Je ne manquerai pas de passer te rendre visite à l'occasion.
Amicalement,
Olive
Lilly,
Je te remercie pour ta délicate attention, mais à mon grand regret je ne pourrais pas me rendre à ta réception.
J'ai promis d'accompagner Ted et à sa conférence, c'est très important pour lui.
J'espère que tu le comprendras.
Avec toutes mes excuses.
Je t'embrasse
Marshall
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